Assistant / Assistante ressources humaines

Association qui propose des stages dans un large éventail de disciplines comme la méditation, recherche un.e Chargé.e des programmes.
1) Concevoir et planifier le calendrier annuel des programmes
- Faciliter la collaboration de l'équipe chargée des programmes pour définir les
offres de programmes sur la base de la stratégie de Dechen Chöling en matière de
programmes.
- Élaborer les descriptions des programmes en collaboration avec les enseignant.es
et faciliter leur traduction.
- Mettre à jour le calendrier et superviser sa publication sur le site web
- Collaborer avec le département de la communication pour définir des stratégies
de marketing pour les programmes.
- Préparer et mettre à jour le budget du programme et fixer le prix du programme
sur la base de la matrice de tarification.
2) Lancement et suivi des préparatifs du programme
- Recruter les équipes de soutien pour chaque programme : coordinateur.ice,
traducteur.ice, MI et autres personnels en étroite coordination avec les
enseignant.es et l'équipe du programme.
- Maintenir le contact avec les enseignant.es pour affiner les éléments
opérationnels tels que les besoins du programme, les budgets, les horaires, la
logistique, etc.
- Acheter le matériel nécessaire.
- Organiser et faciliter les réunions opérationnelles en préparation de l'arrivée du
programme avec tous les départements concernés de Dechen Chöling. S'assurer
que tous les départements sont informés des besoins et des horaires, clarifier les
questions et besoins restants.
- Envoyer des lettres aux participant.es avec des informations pertinentes sur le
programme, être disponible pour les questions de suivi et les demandes/
changements de dernière minute.
3) Gestion et clôture du programme
- Rencontrer les enseignant.es à leur arrivée pour synchroniser les attentes, clarifier les
questions, déterminer les besoins restants et gérer la logistique de l'arrivée des
participant.es
- Assurer la présence d'un liaison pour le programme et qu'il/elle dispose des
documents pertinents pour un lancement harmonieux du programme (transport, liste
des participant.es et de la literie, feuille de rota, configuration de l'inscription),
participer à la réunion quotidienne avec les enseignant.es et le/la coordinateur.ice du
programme
- Soutenir les activités de collecte de fonds
- Organiser un débriefing du programme avec les enseignant.es et le/la
coordinateur.ice du programme, documenter les commentaires pour de futures
collaborations
- Assurer que le questionnaire de satisfaction est envoyée aux participant.es
- Finaliser le budget du programme et la feuille de dépenses

Ce que nous recherchons :
- Une expérience approfondie du bouddhisme (Shambhala) est nécessaire pour assurer
une bonne intégration et un bon démarrage de la collaboration.
- Une personne proactive avec une expérience en gestion de projet, en gestion
d'événements et/ou en administration.
- Esprit d'équipe, sens de l'organisation et du détail
- À l'aise avec la gestion de plusieurs priorités en même temps
- Gestion saisonnière des ressources humaines
- La maîtrise de l'anglais (possibilité de formation) et du français à l'écrit et à l'oral serait un avantage décisif,
d'autres langues seraient les bienvenues.
- De solides compétences informatiques (Microsoft Office Suite, Google Suite,
idéalement une expérience des bases de données et de wordpress) sont un atout.
- Solides compétences en matière de communication interpersonnelle.
- Capacité à créer et à contrôler des budgets.