informations générales
L'EHPAD de Scaër recherche un(e) assistant administratif chargé des Ressources Humaines en CDD. Contrat de 6 mois du 1er avril au 12 octobre 2025.
MISSIONS DU POSTE :
- Mettre en œuvre les activités de gestion des ressources humaines conformément à la réglementation et au regard de la politique RH définie au sein de l'établissement
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
ACTIVITES :
Accueil et standard
- Accueil physique et téléphonique (9h30-12h30 //13h-17h) en binôme
- Renseignement et orientation des visiteurs, résidents, familles, professionnels et autres
- Tri et gestion des mails
- Transmission à la cadre de santé et à l'attaché des informations via un fichier commun
Gestion des ressources humaines
- Accueil des nouveaux professionnels dans le respect de la procédure d'accueil de l'agent
- Constitution du dossier de recrutement, contrôle des pièces et création du dossier dans le logiciel RH, puis élaboration des documents d'embauche
- Edition et suivi des contrats de travail et de leur renouvellement, en lien avec la cadre de santé puis élaboration des avenants
- Elaboration des attestations de salaire et déclaration d'accident de travail ou maladie professionnelle des contractuels à la CPAM
- Déclaration des accidents du travail ou maladies professionnelles des titulaires à l'assureur
- Enregistrement des arrêts maladie
- A la fin du contrat de l'agent, réalisation du certificat de travail, attestation à France travail ainsi que le solde de tout compte
- Elaboration de la paie : saisie des éléments dans le logiciel RH et intégration des variables de paie et contrôle des calculs de paie, en binôme avec le responsable RH
- Mandatement de la paie, transmission des pièces justificatives à la trésorerie et réalisation des déclarations aux organismes (DSN, taxe sur les salaires.) en binôme avec le responsable RH
- Diffusion des bulletins de salaire
- Diffusion des offres d'emploi
- Diffusion de notes d'information RH, le cas échéant
- Mandatement de dépenses (intérim, déplacements, frais d'expertise médicales, .) et émission de titres liés aux ressources humaines (assurance du personnel, .)
- Coordination du suivi des dossiers des agents avec le service de santé au travail, et planification des RDV
- Synthèse des souhaits de formation des professionnels
- Gestion des informations et demandes de prestation du Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS) notamment maladie, retraite
- Constitution du dossier de demande de subvention pour les actions collectives au bénéfice des professionnels
Organisation interne / démarche qualité
- Gestion du courrier (affranchissement, dépôt et retrait à la Poste) en binôme
- Gestion de la sauvegarde informatique en binôme
- Réception des différents colis et information du service concerné
- Participation aux réunions (réunion de l'équipe administrative, COPIL qualité.)
- Participation à l'élaboration du rapport social unique (RSU)
- Alimentation de la page Facebook de l'EHPAD
- Rédaction de procédures et protocoles dans son domaine de compétence
Polyvalence en l'absence d'agent au service admissions-économat
- Réception des dossiers d'admission et réponse aux questions
- Envoi de dossiers d'admission par courrier ou par mail sur demande
- Préparation des étiquettes liées à l'admission
- Scan des mutuelles et/ou autres informations et enregistrement sur le logiciel de soins
- Gestion des rendez-vous avec le coiffeur pour les résidents
Amplitude horaire : 9h30/17h du lundi au vendredi
FORMATIONS SOUHAITEES :
- Formation initiale Niveau BAC ou BAC PRO/BTS administration / ressources humaines
- Expérience en ressources humaines souhaitée
- Formation relative à la gestion de la paie dans la fonction publique hospitalière souhaité
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- Mettre en œuvre les activités de gestion des ressources humaines conformément à la réglementation et au regard de la politique RH définie au sein de l'établissement
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
ACTIVITES :
Accueil et standard
- Accueil physique et téléphonique (9h30-12h30 //13h-17h) en binôme
- Renseignement et orientation des visiteurs, résidents, familles, professionnels et autres
- Tri et gestion des mails
- Transmission à la cadre de santé et à l'attaché des informations via un fichier commun
Gestion des ressources humaines
- Accueil des nouveaux professionnels dans le respect de la procédure d'accueil de l'agent
- Constitution du dossier de recrutement, contrôle des pièces et création du dossier dans le logiciel RH, puis élaboration des documents d'embauche
- Edition et suivi des contrats de travail et de leur renouvellement, en lien avec la cadre de santé puis élaboration des avenants
- Elaboration des attestations de salaire et déclaration d'accident de travail ou maladie professionnelle des contractuels à la CPAM
- Déclaration des accidents du travail ou maladies professionnelles des titulaires à l'assureur
- Enregistrement des arrêts maladie
- A la fin du contrat de l'agent, réalisation du certificat de travail, attestation à France travail ainsi que le solde de tout compte
- Elaboration de la paie : saisie des éléments dans le logiciel RH et intégration des variables de paie et contrôle des calculs de paie, en binôme avec le responsable RH
- Mandatement de la paie, transmission des pièces justificatives à la trésorerie et réalisation des déclarations aux organismes (DSN, taxe sur les salaires.) en binôme avec le responsable RH
- Diffusion des bulletins de salaire
- Diffusion des offres d'emploi
- Diffusion de notes d'information RH, le cas échéant
- Mandatement de dépenses (intérim, déplacements, frais d'expertise médicales, .) et émission de titres liés aux ressources humaines (assurance du personnel, .)
- Coordination du suivi des dossiers des agents avec le service de santé au travail, et planification des RDV
- Synthèse des souhaits de formation des professionnels
- Gestion des informations et demandes de prestation du Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS) notamment maladie, retraite
- Constitution du dossier de demande de subvention pour les actions collectives au bénéfice des professionnels
Organisation interne / démarche qualité
- Gestion du courrier (affranchissement, dépôt et retrait à la Poste) en binôme
- Gestion de la sauvegarde informatique en binôme
- Réception des différents colis et information du service concerné
- Participation aux réunions (réunion de l'équipe administrative, COPIL qualité.)
- Participation à l'élaboration du rapport social unique (RSU)
- Alimentation de la page Facebook de l'EHPAD
- Rédaction de procédures et protocoles dans son domaine de compétence
Polyvalence en l'absence d'agent au service admissions-économat
- Réception des dossiers d'admission et réponse aux questions
- Envoi de dossiers d'admission par courrier ou par mail sur demande
- Préparation des étiquettes liées à l'admission
- Scan des mutuelles et/ou autres informations et enregistrement sur le logiciel de soins
- Gestion des rendez-vous avec le coiffeur pour les résidents
Amplitude horaire : 9h30/17h du lundi au vendredi
FORMATIONS SOUHAITEES :
- Formation initiale Niveau BAC ou BAC PRO/BTS administration / ressources humaines
- Expérience en ressources humaines souhaitée
- Formation relative à la gestion de la paie dans la fonction publique hospitalière souhaité
