Assistant / Assistante ressources humaines

La cellule ressources humaines est composée de 5 personnes.
Le/l'assistante gestionnaire de paie et ressources humaines aura un rôle sur la partie paie et sur la partie contractuelle relative notamment aux vacataires de la formation continue et du suivi des heures des personnels permanents formateurs/coordonnateurs. Le/l'assistante gestionnaire de paie et ressources humaines est placée sous l'autorité de la responsable de la cellule ressources humaines.
La paie représente environ 1300 bulletins de paie par mois au GIP FIPAN. Les paies sont établies pour différents statuts.
Le/l'assistante gestionnaire de paie et ressources humaines travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires de paie qui sont dédiées à la paie ainsi que la coordonnatrice de la cellule ressources humaines sur la partie contractualisation.
Elle/il participe à la maitrise du processus de la paie de l'ensemble des personnels et plus spécifiquement les vacataires de la formation continue, elle/il a en charge d'assurer le bon déroulement mensuel des préparations de paie, du contrôle des remontées des heures en lien les antennes impliquées. Elle propose des axes de développement si nécessaire à la responsable de la cellule ressources humaines afin d'assurer la fiabilité des données. Elle/il est à même de pouvoir faire la paie dans son intégralité ou apporter sa contribution à la coordonnatrice de la cellule RH pour l'élaboration des contrats et/ou avenants des personnels permanents en cas d'accroissement d'activité sur le pôle, l'absence d'un personnel ou tout besoin recensé. La polyvalence est demandée en cas de besoin.
- Elaborer les lettres d'engagement des vacataires de la formation continue d'après les besoins exprimées par les antennes dans le SIRH
- S'assurer de la complétude du dossier de chaque agent pour la prise en compte (autorisation de cumul si nécessaire, feuilles émargement, toutes les pièces justificatives nécessaires,..)
- Travailler en étroite collaboration avec la coordonnatrice de la cellule RH suivant les demandes de recrutement de vacataires d'après les requis notamment sur les niveaux
- Collecter les remontées des heures des vacataires en s'assurant du respect de la procédure et de la validation des documents envoyés
- Vérifier la fiabilité et la cohérence des éléments de paie remontés par les différents pôles (contrôle des pièces fournies, cohérence des taux et de la lettre d'engagement cohérence des codes analytiques,. )
- Saisie des éléments de paie des personnels vacataires
- Faire un suivi mensuel des heures réalisées par les vacataires en adéquation avec la lettre d'engagement
- Faire une remontée mensuelle des heures réalisées et des heures prévues dans la lettre au pôle concerné
- Alerter la coordonnatrice de la cellule RH en cas de risque de dépassement d'après le seuil identifié
- Calcul, contrôle des bulletins de paie en binôme avec une gestionnaire de paie
- Aide au contrôle des états de charges, du journal de paie et du transfert paie/comptabilité.
- Aide au contrôle de l'analytique mensuel de l'ensemble des personnels du GIP
- Aide pour sortir le Net à payer pour les personnels et s'assurer de l'envoi dans les délais à la DDFIP en lien avec les gestionnaires de paie si besoin
- Aide au contrôle de la fiabilité des éléments en DSN
- Aide à la déclaration et paiement des charges sociales (DSN, taxe sur salaires, pension civile, RAS.) dans les délais règlementaires
- Archivage des dossiers papiers et numériques des remontées d'heures
- Élaborer les attestations France travail et certificat de travail des personnels vacataires
- Aide au dépôt des fiche de paie dans le coffre-fort numérique
- Remonter d'incohérence de paramétrage du logiciel de paie
- Alerter sur des problèmes particuliers liés à la paie, les analyser
- Suivre les calendriers de paie
- Accueil téléphonique suivant le planning mensuel