informations générales
Orléans
Mission
Au sein de la Direction de l'Orientation et de l'insertion Professionnelle (D.O.I.P) rattachée à l'Université d'Orléans, votre mission consiste à assurer l'accueil et délivrer des renseignements de 1er niveau aux usagers demandeurs (lycéens et étudiants).
Vous apportez votre appui dans les activités d'accueil, d'information, d'orientation, de documentation et de gestion administrative de manière transversale au sein de la D.O.I.P (Direction de l'Orientation et de l'Insertion Professionnelle) au sens large.
Activités principales
Accueillir, renseigner et accompagner dans leurs démarches les usagers dans toutes actions de la D.O.I.P. :
Réceptionner les appels téléphoniques extérieurs ;
Réceptionner et gérer les demandes adressées par courriel ;
Assurer des permanences d'accueil physique, gérer la prise de rendez-vous par courriel ou par téléphone ;
Accompagner les usagers dans leurs recherches en salle de documentation et sur les différents supports mis à leur disposition (outils dématérialisés) en lien avec les chargés de mission OIP.
Contribuer à promouvoir l'offre de formation de l'université :
Sous la supervision de la chargée de mission, participer à la saisie des fiches descriptives de formations dans l'application dédiée et en assurer la mise à jour ;
Participer à des forums et salons de l'orientation en Région Centre- Val de Loire
Participer à la mise à jour de supports.
Contribuer à l'organisation et à la logistique des dispositifs d'accueil, d'information, d'orientation et d'insertion professionnelle :
Participer à l'organisation matérielle et logistique des interventions de la D.O.I.P. : salons, forums, journées portes ouvertes, ateliers et toutes actions pilotées par le service (réservation de salles, préparation de « café » d'accueil, agencement de salle de cours, de conférences, préparation des matériels nécessaires) ;
Assurer l'accueil des participants : lycéens et leur famille, étudiants, partenaires extérieurs. ;
Contribuer au succès des manifestations organisées par la D.O.I.P en étant associé à l'organisation, à la planification et à la coordination des tâches et des interventions.
Réaliser des actes de gestion administrative et intervenir en appui des chargés de mission de la D.O.I.P. :
Saisir, mettre en forme des documents et les envoyer (courriers, documents d'information, bordereaux d'envoi.) ;
Constituer des bases de données sous Excel et des tableaux simples de pourcentages ;
Dans le cadre de l'entrepreneuriat étudiant, demander des devis, être associé à la gestion des bons de commandes et à leurs transmissions au service financier après accord du directeur ;
Prendre des rendez-vous, gérer les réservations de salles et les plannings (permanences à l'accueil, participation aux salons et forums) ;
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein de la Direction de l'Orientation et de l'insertion Professionnelle (D.O.I.P) rattachée à l'Université d'Orléans, votre mission consiste à assurer l'accueil et délivrer des renseignements de 1er niveau aux usagers demandeurs (lycéens et étudiants).
Vous apportez votre appui dans les activités d'accueil, d'information, d'orientation, de documentation et de gestion administrative de manière transversale au sein de la D.O.I.P (Direction de l'Orientation et de l'Insertion Professionnelle) au sens large.
Activités principales
Accueillir, renseigner et accompagner dans leurs démarches les usagers dans toutes actions de la D.O.I.P. :
Réceptionner les appels téléphoniques extérieurs ;
Réceptionner et gérer les demandes adressées par courriel ;
Assurer des permanences d'accueil physique, gérer la prise de rendez-vous par courriel ou par téléphone ;
Accompagner les usagers dans leurs recherches en salle de documentation et sur les différents supports mis à leur disposition (outils dématérialisés) en lien avec les chargés de mission OIP.
Contribuer à promouvoir l'offre de formation de l'université :
Sous la supervision de la chargée de mission, participer à la saisie des fiches descriptives de formations dans l'application dédiée et en assurer la mise à jour ;
Participer à des forums et salons de l'orientation en Région Centre- Val de Loire
Participer à la mise à jour de supports.
Contribuer à l'organisation et à la logistique des dispositifs d'accueil, d'information, d'orientation et d'insertion professionnelle :
Participer à l'organisation matérielle et logistique des interventions de la D.O.I.P. : salons, forums, journées portes ouvertes, ateliers et toutes actions pilotées par le service (réservation de salles, préparation de « café » d'accueil, agencement de salle de cours, de conférences, préparation des matériels nécessaires) ;
Assurer l'accueil des participants : lycéens et leur famille, étudiants, partenaires extérieurs. ;
Contribuer au succès des manifestations organisées par la D.O.I.P en étant associé à l'organisation, à la planification et à la coordination des tâches et des interventions.
Réaliser des actes de gestion administrative et intervenir en appui des chargés de mission de la D.O.I.P. :
Saisir, mettre en forme des documents et les envoyer (courriers, documents d'information, bordereaux d'envoi.) ;
Constituer des bases de données sous Excel et des tableaux simples de pourcentages ;
Dans le cadre de l'entrepreneuriat étudiant, demander des devis, être associé à la gestion des bons de commandes et à leurs transmissions au service financier après accord du directeur ;
Prendre des rendez-vous, gérer les réservations de salles et les plannings (permanences à l'accueil, participation aux salons et forums) ;
