informations générales
Nanterre
L'Assistant de secteur a notamment pour missions de :
- Assistance administrative / reporting :
- Organiser et planifier les réunions de secteur, y participer et en assurer les comptes rendus
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique et assurer la diffusion des documents,
- Tenir les tableaux de bord du secteur
- Trier, classer et archiver des documents y compris électroniques,
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives,
- Assurer un appui administratif au(x) secteur(s) (rédaction de courriers, prise de rendez-vous, .)
- Gérer l'agenda du ou des responsable(s) de secteur
- Rédiger les notes / outils de communication du secteur
- Faire circuler l'information au sein des équipes du secteur et assurer l'interface avec les autres métiers de la direction de proximité
- Appui à la gestion de la relation locataires et aux prestataires :
- Assurer le suivi des courriers du ou des secteur(s)
- Recevoir, filtrer les appels téléphoniques du ou des secteur(s),
- Traiter les demandes ou orienter les appels,
- Assurer le suivi du traitement de la réclamation dans le cadre de la dématérialisation du courrier et des affaires GRC
- Garantir l'enregistrement et la transmission de ces réclamations et des demandes des locataires
- Assurer un premier niveau de relance auprès des entreprises sous contrats
- Assurer la gestion des badges et des clés
- Préparer la réalisation des Etats des lieux d'entrée et de sortie : planification des RDV, préparation des documents nécessaires, ...
- Renseigner le locataire sur un aspect particulier du service rendu et assurer l'orientation des visiteurs de l'Office si besoin
- Assurer un appui aux locataires dans certaines opérations administratives et rédactionnelles si besoin
- Si besoin, collecter les chèques des locataires ou procéder à l'encaissement par carte bancaire
- Participer à toutes missions administratives et/ou relation client de façon temporaire
- Appui RH et logistique au secteur :
- Veiller au respect des plannings des personnels de proximité
- Organiser les remplacements des personnels de proximité en lien avec le responsable de secteur et la direction territoriale (Gestionnaire Territoriale RH)
- Faire remonter les besoins de fournitures, des équipements et produits d'entretien des personnels de proximité auprès de la DT
- Contrôle et remontée des anomalies :
- Être garant de la qualité, de l'exhaustivité et de l'authenticité des informations traitées
- Faire remonter les éventuelles anomalies et les corriger en lien avec la personne concernée
Santé et sécurité au travail :
- Missions : Respecter les consignes en lien avec la santé et la sécurité au travail / Supprimer les risques présents dans son environnement de travail / Remonter tout dysfonctionnement constaté et toute possibilité d'amélioration
- Responsabilités : alerter un collègue qui ne respecterait pas les consignes de sécurité.