Assistant / Assistante en organisation

Nous recherchons un Assistant d'agence (H/F) afin d'intégrer et renforcer notre agence du Thor (84)

Vos missions :

- Assister la Direction des agences d'Avignon et Gap (Déplacements mensuels à prévoir sur Gap),
- Gérer le standard téléphonique et le courrier (postal et mail),
- Assurer la liaison avec le siège social,
- Saisir les rapports de chantiers (affectation ouvriers, matériel, fournitures),
- Gérer administrativement les E.P.I,
- Gérer le suivi client (affaires, devis, facturation, relances),
- Mettre à jour la base de données clients/fournisseurs (CRM),
- Gère la sous-traitance,
- Établir les D.I.C.T (Déclaration d'Intention de Commencement de Travaux), demande des arrêtés de circulation et PPSPS (plan de prévention),
- Suivre les supports TOTAL (cartes, télépéages),
- Gérer le personnel (visites médicales, formations, relevés d'heures, planning apprentis),
- Suivi d'indicateurs,
- Maintenir la confidentialité et la discrétion des dossiers sensibles,
- Veiller à l'application et au respect des consignes de sécurité.

Liste non exhaustive

Profil

Savoir-faire :

- Vous avez un BAC +2 minimum et bénéficiez d'une expérience significative sur un poste similaire,
- Vous maîtrisez la gestion des documents administratifs et opérationnels liés à l'activité chantier (contrats, devis, factures, rapports de suivi, dossiers techniques, etc.), acquise idéalement dans un environnement du secteur du paysage, BTP ou activités connexes,
- Vous maîtrisez les outils informatiques (notamment Word et Excel) et avez une facilité d'adaptation aux différents logiciels.

Savoir-être :

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, vos qualités organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles.