Assistant / Assistante en cabinet médical

Sous la responsabilité du médecin-chef, l'Assistant(e) SSSM est chargé(e) de recueillir et de traiter les informations nécessaires au fonctionnement médico-administratif du service de santé et de secours médical.
Il/elle gère et suit les dossiers selon l'organisation du pôle SSSM. Il/elle assiste les responsables du pôle santé selon les missions. Il/elle assure ses missions en lien et en suppléance de l'assistante administrative du pole santé.

ACTIVITÉS :
Assurer l'organisation administrative du pôle santé en relation avec le responsable de ce service et l'ensemble des services du SDIS
- Suivi de l'organisation administrative du pôle santé et de son évolution,
- Assistance administrative du médecin-chef, des médecins-chefs adjoints et des cadres professionnels dans le pilotage du service,
- Référente en lien avec le service santé formation
- Participation à la rédaction des process et des procédures de pilotage du service,
- Rédaction des comptes-rendus des réunions de service,
- Gestion administrative des recrutements du service,
- Gestion des agendas et des congés des personnels permanents,
- Mise à jour de l'intranet
- Gestion des liens administratifs interservices, à la demande du médecin-chef.

Participer à la gestion administrative de certaines missions de la pharmacie à usage intérieur et contrôler l'engagement et la liquidation des dépenses avec la pharmacienne cheffe (site PUI, une journée par semaine)
- Assistance administrative du pharmacien-chef dans les process et procédures de la PUI,
- Rapprochement et validation des factures avec le pharmacien-chef,
- Assistance du médecin-chef et du pharmacien-chef dans le suivi budgétaire du pôle santé.

Participer avec la 2ème assistante du médecin-chef à l'organisation administrative des différentes activités du SSSM en relation avec les responsables du pôle santé

- Accueil physique et téléphonique au secrétariat,
- Suppléance de l'assistante en charge de la médecine d'aptitude en son absence
- Réalisation et mise en forme des travaux administratifs demandés,
- Réalisation des tableaux de bord et des rapports d'activité,
- Tri, classement et archivage des documents du service.

PROFIL :
Savoirs :
- Avoir des capacités d'organisation et de gestion du temps
- Si possible, connaître le fonctionnement des services du SDIS et des autres collectivités
- Maîtriser les règles de l'expression orale et écrite
- Maîtriser les logiciels bureautiques
- Connaître le vocabulaire médical
- Connaître les circuits et les procédures administratives
- Utiliser les outils « web »

Savoir-faire :
- Assurer la gestion des agendas des cadres du pôle santé en lien interservices
- Assister les cadres du pôle SSSM dans le suivi des informations
- Prendre des notes et rédiger un compte-rendu de réunion
- Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les courriers
- Transmettre les messages oraux et écrits dans les délais et rendre compte
- Être en capacité d'apprendre à maitriser de nouveaux logiciels métiers


Savoir-être :
- Être autonome
- Se situer dans une relation de confiance avec le médecin-chef et les responsables du pôle santé
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Savoir établir des priorités dans le travail au quotidien
- Connaître le contexte dans lequel se situent les missions du service
- Comprendre les enjeux du service au sein de l'établissement public
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité (secret médical)

RÉGIME DE TRAVAIL : Sur la base d'un temps complet de 35 heures.