informations générales
Bourges
TRAJECTOIRE INDUSTRIE, appartenant au réseau des Pôles Formation UIMM, est un organisme de formation reconnu pour son expertise dans l'accompagnement et le développement des compétences dans les métiers de l'industrie. Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) Formation pour renforcer notre équipe et participer activement à l'organisation et à la gestion administrative de nos actions de formation.
Description du poste :
En tant qu'Assistant(e) Formation, vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative des actions de formation. En coordination permanente avec le-la coordinateur/trice, et le référent de parcours vous aurez pour missions principales de mettre en place et de gérer le cadre administratif des sessions de formation en assurant une organisation rigoureuse et un suivi administratif de qualité.
Vos missions :
Collecter et saisir les informations liées aux stages de formation sur L'ERP (YPAREO) et autres plateformes de formation (KAIROS, EOS, SOWESIGN .). Alerter le Coordinateur en cas de non-réception de ces informations, ou de réception d'informations non conformes.
Préparer et transmettre :
· les documents administratifs pour les apprenants (convocation, programme, planning, plan d'accès .),
· les documents administratifs pour le formateur (contrat de prestation, fiche mission, contrat de travail .),
· les documents de formation aux référents de parcours ou aux formateurs (feuille de présence, plannings, programme, cahier de suivi .).
Editer et transmettre aux différentes personnes / organismes des documents de fin de formation en fonction de la spécificité des formations (titre SST, habilitation électrique.)
Contrôler la conformité du dossier avant facturation.
Saisir et pointer les factures de charges liées aux actions de formation. Alerter en cas d'incohérence entre la facture et les charges prévisionnelles.
Facturer les clients
Mettre à jour des tableaux de bord
Contribuer à l'organisation logistique lors d'évènements (forum, portes ouvertes .)
Participer à la préparation des audits qualité (Qualiopi) et veiller au respect des critères de qualité.
Profil recherché :
Formation et expérience :
* Bac +2 minimum dans un domaine administratif, RH, ou en gestion.
* Une première expérience dans la formation professionnelle, la gestion administrative ou un poste similaire serait un atout.
Compétences techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de formation (idéalement un logiciel de suivi des formations, YPAREO).
* Bonnes capacités rédactionnelles et rigueur dans la gestion des documents administratifs.
Qualités personnelles :
* Sens de l'organisation, autonomie et rigueur.
* Aisance relationnelle et capacité à communiquer avec différents interlocuteurs (apprenants, formateurs, financeurs).
* Proactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.
* Respecter les procédures.
* Travailler en équipe.
Pourquoi nous rejoindre ?
* Intégrer une équipe dynamique et engagée dans le développement des compétences professionnelles.
* Participer à des projets variés en lien avec le secteur de la formation professionnelle.
* Acquérir une expertise dans la gestion administrative de la formation et contribuer activement à la satisfaction des apprenants et formateurs.
Il s'agit d'un recrutement en interne.
Aucun frais requis de la part du candidat.
Type d'emploi : CDI
Rémunération : 20 389,00€ à 24 250,00€ par an
Horaires :
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 01/01/2025
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireDescription du poste :
En tant qu'Assistant(e) Formation, vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative des actions de formation. En coordination permanente avec le-la coordinateur/trice, et le référent de parcours vous aurez pour missions principales de mettre en place et de gérer le cadre administratif des sessions de formation en assurant une organisation rigoureuse et un suivi administratif de qualité.
Vos missions :
Collecter et saisir les informations liées aux stages de formation sur L'ERP (YPAREO) et autres plateformes de formation (KAIROS, EOS, SOWESIGN .). Alerter le Coordinateur en cas de non-réception de ces informations, ou de réception d'informations non conformes.
Préparer et transmettre :
· les documents administratifs pour les apprenants (convocation, programme, planning, plan d'accès .),
· les documents administratifs pour le formateur (contrat de prestation, fiche mission, contrat de travail .),
· les documents de formation aux référents de parcours ou aux formateurs (feuille de présence, plannings, programme, cahier de suivi .).
Editer et transmettre aux différentes personnes / organismes des documents de fin de formation en fonction de la spécificité des formations (titre SST, habilitation électrique.)
Contrôler la conformité du dossier avant facturation.
Saisir et pointer les factures de charges liées aux actions de formation. Alerter en cas d'incohérence entre la facture et les charges prévisionnelles.
Facturer les clients
Mettre à jour des tableaux de bord
Contribuer à l'organisation logistique lors d'évènements (forum, portes ouvertes .)
Participer à la préparation des audits qualité (Qualiopi) et veiller au respect des critères de qualité.
Profil recherché :
Formation et expérience :
* Bac +2 minimum dans un domaine administratif, RH, ou en gestion.
* Une première expérience dans la formation professionnelle, la gestion administrative ou un poste similaire serait un atout.
Compétences techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de formation (idéalement un logiciel de suivi des formations, YPAREO).
* Bonnes capacités rédactionnelles et rigueur dans la gestion des documents administratifs.
Qualités personnelles :
* Sens de l'organisation, autonomie et rigueur.
* Aisance relationnelle et capacité à communiquer avec différents interlocuteurs (apprenants, formateurs, financeurs).
* Proactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.
* Respecter les procédures.
* Travailler en équipe.
Pourquoi nous rejoindre ?
* Intégrer une équipe dynamique et engagée dans le développement des compétences professionnelles.
* Participer à des projets variés en lien avec le secteur de la formation professionnelle.
* Acquérir une expertise dans la gestion administrative de la formation et contribuer activement à la satisfaction des apprenants et formateurs.
Il s'agit d'un recrutement en interne.
Aucun frais requis de la part du candidat.
Type d'emploi : CDI
Rémunération : 20 389,00€ à 24 250,00€ par an
Horaires :
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Date de début prévue : 01/01/2025
