Assistant / Assistante documentaliste

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informations générales

PROFIL RECHERCHE :

Capacités d'adaptation et agilité dans un contexte de mise en conformité et restructuration
A l'aise avec les tâches administratives et répétitives
Rigueur et patience
Expérience de l'utilisation/administration d'outils de Gestion Electronique Documentaire
Si possible : connaissance de l'ISO 9001 : 2015 sur les exigences normatives relatives à la documentation

MISSIONS :
CONTRIBUTION A LA MAINTENANCE DU SYSTEME DOCUMENTAIRE QUALITE

Approbation documentaire
Vérification des règles « Qualité » : respect des codifications et formats, vérificateurs/approbateur
Lancement de workflows d'approbation pour publication ou archivage de documents (outil Alfresco share)
Préparation et envoi du mémo hebdomadaire associé
Suivi et relances si nécessaire

1) Publication documentaire

Préparation et envoi du mémo hebdomadaire
Mise à jour du fichier de suivi

2) Revues périodiques documentaires à 3 ans

Suivi des expirations, préparation et envoi du mémo mensuel associé
Relances et accompagnement à la configuration de l'outil Alfresco suite aux résultats des revues
Mise à jour du fichier de suivi

3) Veille documentaire

Suivi des publications de documents du groupe
Préparation et envoi des demandes d'analyse d'impact aux équipes pour intégration éventuelle

4) Activités ponctuelles

Contribution à la rédaction d'instructions de travail, slides de formation concernant la gestion documentaire
Support à l'utilisation de l'outil Alfresco
Mise à jour du Glossaire des acronymes si besoin

CONTRIBUTION AU PROJET D'AMELIORATION DU SYSTEME DOCUMENTAIRE QUALITE

Participation ponctuelle à l'analyse des besoins
Mise en conformité des documents dans le système selon le nouveau référentiel : recodification, analyse d'impacts documentaire, gestion des annexes
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