Assistant / Assistante de vie scolaire

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le département FC/VAE/alternance/EAD assure la gestion des publics en reprise d'études sous le statut de la formation continue, propose et gère des formations accessibles à ces publics et assure les missions de validation des acquis professionnels et de l'expérience. Il assure aussi la gestion de formations en Alternance (en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation) et à distance.

L'agent-e est placé-e sous la responsabilité directe de la responsable administrative et pédagogique du département.

Missions principales de l'agent-e :

Organiser les formations en alternance (apprentissage et contrats de professionnalisation) avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants
Assurer la gestion administrative, pédagogique et logistique des actions de formations en alternance dans tous les actes courants de gestion des alternants et des formations
Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité des alternants
Coordonner la gestion le suivi des stagiaires de l'inscription à l'obtention du diplôme
Analyser les demandes de formation
Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires (Entreprises, CFA et OPCO)
Accueillir, informer et accompagner les différents publics
Assurer le suivi administratif des heures d'enseignement
Assister les équipes d'enseignants dans la conduite de projets
Accompagner et mettre en œuvre les stratégies de communication dédiées aux formations en alternance
Structurer et diffuser l'information sur les dispositifs de formation en alternance
Gérer au quotidien des équipements pédagogiques

Profil

Connaissance, savoir :

Règlementation et dispositifs de financement de la formation en 'alternance
Connaissance approfondie des dispositifs de formation initiale et en alternance
Connaissance des différents partenaires et des réseaux professionnels du domaine en vue de développer un réseau d'information et d'échange avec différents partenaires
Techniques de gestion administrative
Techniques d'élaboration de documents sur les suites logicielles bureautiques
Techniques de l'information et de la communication et maîtrise des outils de recherche sur internet et d'organisation de réunions à distance
Travailler en équipe et en relation partenariale avec toutes les parties intéressées internes et externes
Techniques de communication et de présentation écrites et orales en français

Savoir-faire :

Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
Concevoir des procédures de gestion des activités de formation
Savoir réguler des dysfonctionnements
Rédiger des rapports ou des documents et concevoir des outils de pilotage de l'activité
Techniques d'accueil d'accueil téléphonique et physique
Utiliser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint, etc.), et les outils de communication à distance
Utiliser les logiciels spécifiques à I'activité (Apogée, Celcat, ecampus, Inception, ecandidat, Ypareo)

Savoir-être :

Sens de I 'organisation
Réactivité
Sens relationnel