informations générales
Paris
Réf UPC 13484 Pharmacie
RÉSUMÉ DU POSTE
L'adjoint du responsable du service de la scolarité de la faculté de Pharmacie de Paris assiste le
responsable de service dans la mise en œuvre, le suivi, l'expertise de l'ensemble des procédures et
actes concernant la scolarité. En l'absence du chef de service, il assure temporairement la
responsabilité de ce service. Il participe à la préparation des dossiers relatifs au service et au suivi de
l'offre de formation.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Missions principales - Assister le chef de service dans l'animation et le fonctionnement de l'équipe de
gestionnaires et la coordination des activités du service - Concevoir, élaborer et gérer les procédures
liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation - Appliquer et faire appliquer les
directives, circulaires et instructions sur les actes de gestion - Etablir et faire appliquer le calendrier
annuel des opérations de scolarité - Assurer avec le bureau des examens l'organisation des examens et
des jurys de formation initiale - Suivre et mettre à jour les modalités de contrôle des connaissances
(livrets de présentation des formations) et encadrer avec le référent des applications de scolarité leur
traduction dans l'application Apogée (structures, mcc, règles de calculs, procès- verbaux, relevés de
notes) Missions associées - Participer au cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations
de gestion (calendriers, concours de 1ère année (PACES), examens, jurys, affichage des résultats,
délivrance des documents aux usagers (édition des diplômes)) - Travailler en collaboration étroite avec
les différents services, composantes et universités partenaires - Organiser les permanences d'accueil
pour les usagers - Participer à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans et statistiques,
répondre aux enquêtes - Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux
enseignants et aux personnels du service - Participer à l'organisation des élections pour les usagers de
la faculté (conseils de l'Université, conseil de gestion)
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
Connaissances pratiques et théoriques - Connaître le statut des EPSCP (organisation, environnement
réglementaire et institutionnel) - Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité
dans le cadre de la PACES et des études pharmaceutiques - Posséder une solide culture administrative
et juridique - Connaître les priorités politiques de la composante, le projet d'établissement et son offre
de formation - Savoir définir et mettre en œuvre des indicateurs pour le suivi et l'analyse des
opérations de gestion - Savoir concevoir, conduire et évaluer un projet de service et définir les
orientations pour son équipe - Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la
gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, vie étudiantes
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
Connaissances techniques et méthodologiques - Etre capable d'élaborer des choix, de planifier des
actions, d'estimer les besoins - Maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité
(Apogée), - Utiliser les méthodes de communication (messagerie, mise à jour site intranet) et les
logiciels de bureautique (Word, Excel)
Savoir-être - Compétences comportementales
- Aptitude à l'encadrement, goût du travail en équipe (animer, coordonner l'activité d'une équipe,
former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités) - Savoir prendre des initiatives, instituer le
dialogue avec les acteurs et usagers du service - Se rendre disponible dans les périodes d'activité
intense et faire preuve d'écoute envers les personnels et usagers - Savoir rechercher les informations
pertinentes - Etre rigoureux et méthodique - Savoir résister aux pressions et apaiser les tensions.
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L'adjoint du responsable du service de la scolarité de la faculté de Pharmacie de Paris assiste le
responsable de service dans la mise en œuvre, le suivi, l'expertise de l'ensemble des procédures et
actes concernant la scolarité. En l'absence du chef de service, il assure temporairement la
responsabilité de ce service. Il participe à la préparation des dossiers relatifs au service et au suivi de
l'offre de formation.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Missions principales - Assister le chef de service dans l'animation et le fonctionnement de l'équipe de
gestionnaires et la coordination des activités du service - Concevoir, élaborer et gérer les procédures
liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation - Appliquer et faire appliquer les
directives, circulaires et instructions sur les actes de gestion - Etablir et faire appliquer le calendrier
annuel des opérations de scolarité - Assurer avec le bureau des examens l'organisation des examens et
des jurys de formation initiale - Suivre et mettre à jour les modalités de contrôle des connaissances
(livrets de présentation des formations) et encadrer avec le référent des applications de scolarité leur
traduction dans l'application Apogée (structures, mcc, règles de calculs, procès- verbaux, relevés de
notes) Missions associées - Participer au cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations
de gestion (calendriers, concours de 1ère année (PACES), examens, jurys, affichage des résultats,
délivrance des documents aux usagers (édition des diplômes)) - Travailler en collaboration étroite avec
les différents services, composantes et universités partenaires - Organiser les permanences d'accueil
pour les usagers - Participer à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans et statistiques,
répondre aux enquêtes - Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux
enseignants et aux personnels du service - Participer à l'organisation des élections pour les usagers de
la faculté (conseils de l'Université, conseil de gestion)
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
Connaissances pratiques et théoriques - Connaître le statut des EPSCP (organisation, environnement
réglementaire et institutionnel) - Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité
dans le cadre de la PACES et des études pharmaceutiques - Posséder une solide culture administrative
et juridique - Connaître les priorités politiques de la composante, le projet d'établissement et son offre
de formation - Savoir définir et mettre en œuvre des indicateurs pour le suivi et l'analyse des
opérations de gestion - Savoir concevoir, conduire et évaluer un projet de service et définir les
orientations pour son équipe - Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la
gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, vie étudiantes
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
Connaissances techniques et méthodologiques - Etre capable d'élaborer des choix, de planifier des
actions, d'estimer les besoins - Maîtriser les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité
(Apogée), - Utiliser les méthodes de communication (messagerie, mise à jour site intranet) et les
logiciels de bureautique (Word, Excel)
Savoir-être - Compétences comportementales
- Aptitude à l'encadrement, goût du travail en équipe (animer, coordonner l'activité d'une équipe,
former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités) - Savoir prendre des initiatives, instituer le
dialogue avec les acteurs et usagers du service - Se rendre disponible dans les périodes d'activité
intense et faire preuve d'écoute envers les personnels et usagers - Savoir rechercher les informations
pertinentes - Etre rigoureux et méthodique - Savoir résister aux pressions et apaiser les tensions.
