Assistant / Assistante de service formation

Les Compagnons du Devoir et du Tour de France proposent plus que de simples formations : ils visent à l'épanouissement de chacun, à sa réalisation « dans et par son métier ». Cela est possible grâce aux valeurs du compagnonnage du Devoir qui sont inculquées aux jeunes formés. L'éthique compagnonnique repose sur la formule suivante : « Ni se servir ni s'asservir, mais servir ».

Processus administratif/commercialisation
Promotion (missions spécifiques) :
- Gestion du planning des visites établissements scolaires, salons et forums
- Reporting des visites réalisées
- Préparation des évènements ponctuels tels que les JPO : envoi des invitations, flyers etc. aux partenaires.
- Traitement des appels entrants et des demandes d'informations en ligne
- Opération commerciale et marketing pour le développement de la formation

Recrutement (missions spécifiques) :
- Suivi et gestion administrative des inscriptions : convocation des candidats, traitement des pièces justificatives demandées pour l'entretien, mail de confirmation d'inscription, mise à jour de la base de données
- Suivi et relation avec Natalie ESPINOSA relatif à la gestion des livrets d'accueil et modalités admin./financières
- Organisation des journées d'informations et d'inscription sur chaque site

Placement d'un jeune :
- Suivi et traitement des promesses d'embauche (mariage jeunes/entreprise)
- Suivi du placement des candidats recrutés en lien avec les conseillers en formation et le plateau
- Traitement des fiches contact entreprise réceptionnées
- Envoi, relance et traitement des fiches de projet de contrat
- Transmission et suivi de la réalisation du contrat et des pièces annexes par le plateau
- Validation et transmission du contrat de travail à l'entreprise pour signature
- Mise à jour des logiciels : BJE et YPAREO.
- Support aux entreprises pour les éventuelles questions : contrats, profil du jeune, etc.

Formations modulaires :
- Réception et analyse des fiches synthèse du besoin
- Réalisation des conventions de formation et envoi aux entreprises accompagnées des pièces annexes : planning, programme de formation et conditions générales de ventes
- Transmission du dossier à l'entreprise : CERFA, planning, convention de formation, programme de formation, livret d'accueil.

Organisation de la formation :
- Relecture et préconisation sur la planification annuelle
- Création et mise à jour des sections de formation dans YPAREO
- Création et modification des plannings annuels des formateurs YPAREO
- Saisie des plannings de formation dans YPAREO
- Envoi des plannings annuels aux prévôtés
- Envoi du dossier d'accueil en formation en alternance aux stagiaires 1ères années, familles et entreprises : planning de formation, bon de commande CAO/MAD, convention hôtellerie/restauration.
- Envoi des dossiers de renouvellement aux stagiaires 2ème et 3ème année : planning de formation, convention hôtellerie/restauration.
- Traitement des retours des conventions hôtellerie/restauration, bon de commande CAO/MAD, en lien avec le service comptable
- Contrôle du statut contractuel des jeunes en formation
- Inscription et gestion des dossiers de formation modulaire dans YPAREO et transmission des éléments auprès des sites de formation

Suivi de la formation
- Gestion de la formation hors alternance (Transition PRO, formations courtes, formations modulaires etc.)
- Suivi des ruptures de contrats dans la BJE et YPAREO
- Mise en place de dossier passerelle
- Transmission, pour enregistrement, des ruptures de contrats aux OPCO
- Pilotage des enquêtes SIFA via YPAREO
- Suivi des indicateurs mensuels (effectifs, taux de remplissage, suivi des ruptures etc.)

Processus financier
- Envoi du dossier contrat complet à l'OPCO pour assurer le financement
- Saisie des accords de prise en charge dans YPAREO