Assistant / Assistante de service formation

Dans le contexte du développement de la formation professionnelle, la direction FTLV recrute, pour son campus de Pau, un/une technicien(ne) chargé(e) de gestion administrative et d'assistance en formation professionnelle qui :

- Accueille, informe et guide les publics (candidats et usagers de la formation professionnelle en particulier ressortissants extracommunautaires, responsables de formation, enseignants, autres partenaires)
- Collabore étroitement avec la direction des relations internationales et l'international welcome desk
- Assure la gestion et le suivi administratif des activités du service de l'accompagnement dans l'élaboration et la qualification du projet de formation professionnelle jusqu'à sa mise en facturation
- Collecte, traite, contrôle et conserve toutes les informations nécessaires
- Constitue et met à jour des dossiers documentaires
- Participe à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences
- Alimente les bases de données et répond aux enquêtes
- Réalise divers documents relatifs aux activités du service
- Assure une communication adaptée dans la diffusion des informations
- Collabore avec l'équipe DFTLV basée à Bayonne en particulier lors de déplacements occasionnels.

Activités principales

Gestion des documents administratifs
- Elaboration, transmission et collecte de devis, contrats ou conventions de formation en lien avec les employeurs, financeurs, stagiaires de la formation professionnelle
- Préparation, suivi et enregistrement sur tous supports de l'émargement ou des autres éléments de participation aux formations des stagiaires, apprentis et enseignants
- Enregistrement de l'ensemble des documents relatifs au déroulement des formations professionnelles
- Classement et archivage des documents

Gestion des informations
- Enregistrement et mise à jour des données relatives aux contrats, aux conventions de formation, aux stagiaires, apprentis, aux employeurs et aux financeurs dans les différents systèmes d'information ou outils bureautiques

Préparation à la facturation
- Collecte, consolidation, calcul et formalisation des éléments nécessaires à la facturation

Activités connexes
- Toutes autres activités relevant du périmètre de la DFTLV en particulier lorsque ces activités participent d'une mission transversale d'évolution ou d'amélioration des méthodes ou outils de travail

Compétences attendues

Connaissance de la mise en œuvre de la Formation Tout au Long de la Vie universitaire (formation professionnelle continue, reprise d'études financée et non financée)
Connaissance des réglementations, circuits et plateformes destinés aux candidats internationaux qui souhaitent étudier en France
Aisance écrite et orale de la langue anglaise
Maîtrise des dispositifs de financement de la formation professionnelle (France Travail ; Transition Pro ; CPF.)
Maîtrise des techniques administratives et contractuelles générales
Aisance dans l'utilisation des outils informatiques, bureautiques et des applications internet
Savoir appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes réglementaires et les procédures
Capacité à intégrer rapidement de nouvelles contraintes réglementaires ou procédures et à les mettre en œuvre
Aisance rédactionnelle

Compétences souhaitées ou à développer

Connaissance de l'outil informatique FCA MANAGER de l'AMUE
Connaissance de l'outil informatique Hyper-planning d'Index Education
Connaissance du référentiel de certification qualité QUALIOPI

Aptitudes et qualités personnelles

Fortes aptitudes relationnelles
Adaptabilité, autonomie et polyvalence
Sens du service public
Rigueur, fiabilité, confidentialité
Sens de l'organisation et du travail en équipe
Efficacité, dynamisme, réactivité
Capacité à contribuer au service en période de forte activité