informations générales
Clermont-Ferrand
Nous recherchons pour notre organisme de formation un assistant ou une assistante administrative.
Vous effectuerez principalement le suivi administratif des actions de formations dans les domaines de la sécurité incendie, de la sûreté et de la sécurité au travail.
Les missions consisteront notamment à :
L'accueil et le suivi des étudiants
- Gérer l'accueil physique et téléphonique des élèves
- Faire les relances auprès des élèves pour que les prérequis soient remplis avant chaque session
- Communiquer auprès de nos élèves des ouvertures et fermetures des sessions
- Réaliser le suivi des accords de prises en charge financier (CPF, OPCO )
- Réaliser le montage administratif des dossiers de formation via les services dématérialisés de Pôle Emploi (Kairos et Chorus pro)
- Convoquer les stagiaires, suivre les formations, réaliser les bilans de formation ...
- Créer les attestations de fin de formation
La gestion administrative et logistique
- Gérer et vérifier les sessions de passage des différents titres professionnels
- Lancement et gestion des inscriptions, ouvertures des sessions, commande des sujets, convocations du jury, annulation si besoin...
- Gérer et vérifier les salles mise en place et le matériel
- Suivre la gestion des stocks de matériel, commande en fonction des sessions
- S'assurer quotidiennement que toutes les commandes aient été envoyées et réceptionnées
- Communiquer auprès de notre service clients des ouvertures et fermetures des sessions
- Créer, diffuser et mettre à jour les différents documents liés aux sessions
- Rechercher de centres d'examens en régions en collaboration avec le service pédagogique
- Assurer la gestion administrative des sessions (convention de partenariat, bon de commande, convention de formation, établissements des diplômes, création des factures )
- Mise en place et mise à jour des process liés aux certifications (QUALIOPI, SGS QUALICERT )
- Veiller à ce que l'activité soit bien renseignée sur les outils (notes, qualification des appels) du centre de formation
- Veiller à ce que l'activité soit bien renseignée sur les outils et logiciels spécifiques de nos clients
- Dans le cadre de la démarche qualité, remonter les points de difficultés et les dysfonctionnements (discours, contenu, mécontentement des élèves ou des jurés)
- Participer aux réunions liées au suivi et au lancement avec les différents services
- Assurer une veille quant aux changements de référentiels pédagogiques en collaboration avec le Service Pédagogique
L'intégration et suivi des nouvelles recrues et des jurés
- Participer à l'intégration et à la formation des nouveaux collaborateurs
- Assurer le recrutement des jurés et la gestion des contrats
- Former les jurés sur les outils d'évaluation à distance
- Veiller à l'actualisation des compétences et connaissances liées aux certifications
- Assurer le renfort des intervenant sous-traitants en cas de pic d'activité ou de session non programmée
Horaire de travail du lundi au vendredi de 08h30 à 12h30 et de 13h30 à 16h30
Possibilité d'aménager les horaires sur 4 jours
Lettre de motivation appreciée
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVous effectuerez principalement le suivi administratif des actions de formations dans les domaines de la sécurité incendie, de la sûreté et de la sécurité au travail.
Les missions consisteront notamment à :
L'accueil et le suivi des étudiants
- Gérer l'accueil physique et téléphonique des élèves
- Faire les relances auprès des élèves pour que les prérequis soient remplis avant chaque session
- Communiquer auprès de nos élèves des ouvertures et fermetures des sessions
- Réaliser le suivi des accords de prises en charge financier (CPF, OPCO )
- Réaliser le montage administratif des dossiers de formation via les services dématérialisés de Pôle Emploi (Kairos et Chorus pro)
- Convoquer les stagiaires, suivre les formations, réaliser les bilans de formation ...
- Créer les attestations de fin de formation
La gestion administrative et logistique
- Gérer et vérifier les sessions de passage des différents titres professionnels
- Lancement et gestion des inscriptions, ouvertures des sessions, commande des sujets, convocations du jury, annulation si besoin...
- Gérer et vérifier les salles mise en place et le matériel
- Suivre la gestion des stocks de matériel, commande en fonction des sessions
- S'assurer quotidiennement que toutes les commandes aient été envoyées et réceptionnées
- Communiquer auprès de notre service clients des ouvertures et fermetures des sessions
- Créer, diffuser et mettre à jour les différents documents liés aux sessions
- Rechercher de centres d'examens en régions en collaboration avec le service pédagogique
- Assurer la gestion administrative des sessions (convention de partenariat, bon de commande, convention de formation, établissements des diplômes, création des factures )
- Mise en place et mise à jour des process liés aux certifications (QUALIOPI, SGS QUALICERT )
- Veiller à ce que l'activité soit bien renseignée sur les outils (notes, qualification des appels) du centre de formation
- Veiller à ce que l'activité soit bien renseignée sur les outils et logiciels spécifiques de nos clients
- Dans le cadre de la démarche qualité, remonter les points de difficultés et les dysfonctionnements (discours, contenu, mécontentement des élèves ou des jurés)
- Participer aux réunions liées au suivi et au lancement avec les différents services
- Assurer une veille quant aux changements de référentiels pédagogiques en collaboration avec le Service Pédagogique
L'intégration et suivi des nouvelles recrues et des jurés
- Participer à l'intégration et à la formation des nouveaux collaborateurs
- Assurer le recrutement des jurés et la gestion des contrats
- Former les jurés sur les outils d'évaluation à distance
- Veiller à l'actualisation des compétences et connaissances liées aux certifications
- Assurer le renfort des intervenant sous-traitants en cas de pic d'activité ou de session non programmée
Horaire de travail du lundi au vendredi de 08h30 à 12h30 et de 13h30 à 16h30
Possibilité d'aménager les horaires sur 4 jours
Lettre de motivation appreciée
