Assistant / Assistante de service formation

POSITIONNEMENT
La personne recrutée sera placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service Formation Continue en Santé et sous la responsabilité fonctionnelle du responsable de scolarité 1er et 2ème cycle dans le cadre d'un temps partagé entre les deux entités.

MISSIONS PRINCIPALES - FORMATION CONTINUE
- Recueillir et analyser les demandes de formation ;
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue ;
- Assurer le suivi administratif, financier et logistique des actions de formation continue : dossiers d'inscription, gestion des plannings, réservation des ressources nécessaires, ouverture et préparation des salles, mise à disposition du matériel. ;
- Élaborer des documents pédagogiques et des supports de communication ;
- Assurer l'accompagnement de proximité des stagiaires et des intervenants ;
- Garantir la saisie des données sur les logiciels spécifiques : Apogée, FCA Manager ainsi que le suivi des intervenants sur la plate-forme OSE ;
- Évaluer les actions et proposer des pistes d'amélioration à partir des évaluations réalisées à l'issue des actions de formation ;
- Proposer et suivre des axes de développement de l'offre, en collaboration étroite avec le responsable du service et le directeur du Campus.
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MISSIONS PRINCIPALES - ECOS
Les ECOS sont une évolution majeure de la réforme du deuxième cycle des études de médecine, permettant l'évaluation des étudiants en situation de pratique médicale. Vous assurerez, en lien avec l'équipe pédagogique en charge de l'organisation des ECOS, et sous la responsabilité du responsable des scolarités 1er et 2nd cycle :
- Le recrutement des patients et professionnels standardisés incarnés par des personnes volontaires et bénévoles, en participant à la diffusion des avis de recrutement, à la sélection des candidatures reçues, à l'organisation et à la participation des sessions de recrutement.
- L'organisation de leur formation permettant de couvrir les ECOS facultaires et nationaux, le suivi par téléphone et par mail pour guider les participants dans l'apprentissage des scénarios et sur les questions pratiques.
- Vous participerez à l'organisation des examens, au niveau administratif et logistique. Pendant les sessions d'examen, vous serez plus particulièrement en charge de l'accueil et de l'accompagnement des patients et professionnels standardisés, du briefing au débriefing.
- Vous élaborerez le bilan quantitatif et qualitatif du dispositif pour en assurer son évaluation et proposer des voies d'amélioration.
- Vous réaliserez le suivi des points de parcours des étudiants : le dépôt des pièces justificatives des étudiants sur la plateforme Moodle et la réalisation d'un rapport régulier des points engrangés.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES ATTENDUES
- Une connaissance des dispositifs et la réglementation de la formation continue serait un atout ;
- Disposer d'une bonne capacité de rédaction et de synthèse ;
- Avoir mobilisé des compétences relationnelles dans une expérience réussie
- Maîtriser les techniques de présentation écrite et orale ;
- Disposer d'une culture administrative opérationnelle
- Maîtriser la langue anglaise (oral / écrit) serait un plus : niveau minimum B1 du CECRL.
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- Avoir une connaissance générale du milieu hospitalier et des études de santé en France ;
- Connaître les enjeux d'un établissement d'enseignement supérieur et de son environnement ;
- Une connaissance générale de la démarche Qualité (CPF, DCP, Qualiopi) représente un atout.
SAVOIR-ETRE
- Savoir écouter, analyser et orienter
- Savoir s'organiser et gérer son temps de travail ;
- Avoir le sens de l'organisation ;
- Être réactif et rigoureux ;
- Savoir travailler en équipe et en autonomie ;
- Faire preuve d'un bon relationnel ;
- Savoir réagir dans l'urgence et résoudre des problèmes ;
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;