Assistant / Assistante de service formation

L'assistant(e) de formation en charge des actions de formation de l'OF assure la gestion administrative et le suivi des actions de formation. Il/elle contribue au suivi logistique, administratif et financier des actions de formation et activités connexes. Il/elle est en relation avec les différents services de l'ENAP, les URFQ et les services/agents qui en dépendent, les apprenants, les intervenants et les commanditaires. En collaboration avec la cheffe d'unité et le(s) responsable(s) de formation, il/elle assure un rôle de coordinateur entre les différentes étapes du processus de formation, depuis la planification jusqu'à l'évaluation. Sa mission : garantir le bon déroulement des programmes de formation, en veillant à leur efficacité et à leur conformité aux exigences légales et réglementaires, et la satisfaction des stagiaires.

1) Gestion et coordination des informations liées aux prestations de formation de l'OF :
- Piloter la gestion administrative et comptable d'un portefeuille d'actions de formation
- Diffuser les appels à candidature (y compris via les sites internet de diffusion)
- Assurer une veille des informations publiées sur la page internet
- Participer à la rédaction de conventions
- Assurer un accueil téléphonique et physique
- Renseigner sur l'offre de formation et les conditions d'accès
- Rédiger et traiter des courriers et mails
- Participer aux accueils et/ou bilans des sessions
- Participer au suivi comptable des dossiers et de l'activité de l'OF, en lien avec les services financiers
énapiens
- Procéder au classement et à l'archivage des dossiers
- Saisir les informations dans les tableaux de suivi et/ou le logiciel de gestion d'activité
- Participer au respect de la démarche qualité Qualiopi
- Rendre compte à la cheffe de l'unité des projets confiés
- Produire des comptes rendus, des tableaux de bord, des rapports d'activités

2) Gestion des stagiaires :
- Editer et transmettre les documents liés aux prestations de formation (bulletins d'inscription, convocations, fiches d'évaluation, feuilles de présence, attestations de formation.)
- Participer à la sélection des candidats des actions de formation
- Convoquer les stagiaires (convocations/ordres de mission, bons de transport, hébergement, restauration)
- Gérer et suivre les absences/présences des stagiaires à partir des feuilles d'émargement
- Suivre et transmettre la documentation liée aux formations
- Classer et archiver les dossiers liés aux formations

3) Gestion des intervenants :
- Gérer les intervenants (convocations/ordres de mission, bons de transport, restauration, hébergement, missions chauffeur ainsi que les indemnités d'enseignement)
- Suivre les conventions de paiement des indemnités d'enseignement des intervenants
- Accueillir les intervenants et gérer leur mise en place