Assistant / Assistante de service formation

L'institut de formation des personnels / observatoire des compétences a pour ambition de développer une offre de formation coordonnée de l'Université Paris-Saclay (périmètre large), en réponse aux besoins de compétences qu'il identifie à court et moyen terme.

Afin d'accompagner sa montée en puissance des formations qu'il propose aux 16 000 personnels de l'université, l'institut recrute un.e assistant.e formation des personnels dans le cadre d'un contrat à durée déterminée (CDD) d'un an, renouvelable.
Sous l'autorité de la responsable du pôle « Grands projets de formation », l'assistant.e formation des personnels intervient sur trois domaines principaux :
La gestion des formations des personnels administratifs et techniques à l'anglais professionnel

Les principales missions de l'assistant-e formation consistent ici à :

Recueillir les besoins de formations exprimés par l'ensemble des établissements du périmètre large,
Consolider la liste des personnels à former, contribuer à la priorisation des demandes et à la constitution de groupes homogènes inter-établissements - en lien avec les formateurs en anglais et la responsable du pôle « Grands projets de formation »,
Organiser les sessions de formation et les groupes d'apprenants :
Coordonner les campagnes de tests de niveau en anglais, en lien avec les formateurs en anglais,
Assister les formateurs en anglais professionnel dans la constitution des groupes d'apprenants,
Planifier les formations en concertation avec les formateurs en anglais (calendrier, réservation des salles, équipes TEAMS),
Emettre les convocations et ajuster les listes des personnels à former le cas échéant,
Etablir et suivre les émargements,
Réaliser et recueillir les évaluations à chaud et à froid,
Organiser les évènements en présentiel (e.g. ateliers thématiques),
Instruire la gestion administrative des certifications délivrées par l'institut,
Organiser une veille sur les évènements développant l'internationalisation de l'Université Paris-Saclay (notamment auprès des Directions des relations internationales, du Centre de langues mutualisé, des Départements de langues et cultures, de la Diagonale).
La gestion des formations ciblant les personnels scientifiques (e.g. formation des académiques à l'administration de société, formation des équipes de direction de Graduate School)

Pour ces formations collectives, l'assistant-e prend en charge :
La planification des sessions et la composition des groupes d'apprenants ;
L'organisation administrative, financière et logistique ;
Le suivi budgétaire ;
La mise à jour du SI formation ;
La réalisation des enquêtes de satisfaction en ligne (SPHINX)La communication avec les organismes de formation et les apprenants.

Profil
Connaissance, savoir :
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et budgétaire
Connaissance générale de l'enseignement supérieur et des universités
Connaître la gestion des activités de formation continue serait un plus
Savoir-faire :
Maîtrise du Pack Office 365 et des outils collaboratifs (TEAMS)
Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations collectées et rechercher rapidement celles relatives aux domaines concernés
Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service et planifier le déroulement des actions des domaines d'intervention
Appliquer la réglementation en vigueur dans les domaines d'activités du pôle et respecter les procédures administratives
Rédiger les actes et documents liés à la gestion des formations, ou en lien avec des projets transverses
Planifier et respecter des délais
Gérer les aléas
Savoir alerter et être force de proposition

Savoir-être :
Organisation / planification
Autonomie
Rigueur / fiabilité
Réactivité
Bon relationnel