informations générales
Bayonne
Contexte du poste
En liaison avec le.la conseiller.ère en formation continue, les équipes pédagogiques et le service comptable, l'assistant.e participe à la gestion complète du dossier administratif du stagiaire ou de l'apprenti (de la phase d'accueil à la facturation).
Missions principales
Accueillir physiquement et recueillir les demandes par téléphone, mail (stagiaires, apprentis, salariés, demandeurs d'emploi, entreprises et prescripteurs).
Renseigner et orienter les prescripteurs (pôle emploi, mission locale) sur l'ensemble de l'offre et les modalités d'accès à la formation.
Traiter les demandes avec le.la conseiller.ère en formation continue, le.la coordonnateur.trice (devis, envoi de mail.).
Préparer les réunions d'informations collectives. Préparer le dossier d'accueil des stagiaires et apprentis.
Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter
- Accueillir et informer les stagiaires, les clients internes ou externes,
- Constituer les dossiers administratifs,
- Préparer les dossiers pédagogiques (livret d'accueil, résultats des positionnements par domaine de compétences.),
- Saisir les données dans les systèmes d'information,
- Suivre les présences, vérifier les heures et traiter les dossiers de rémunérations,
- Suivre la facturation,
- Préparer les attestations, recueillir les évaluations de satisfaction,
- Assurer le suivi des absences et en informer les entreprises,
- Mettre à jour les sessions et suivre les prescriptions des candidats à la formation continue,
- Constituer les dossiers de rémunération des stagiaires,
- Accompagner les stagiaires et apprentis pour les inscriptions aux examens,
- Déclarer les sessions et procéder aux inscriptions des stagiaires pour les Titre Professionnels.
Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Relations hiérarchiques : le CESUP est l'autorité hiérarchique.
Le Directeur d'agence est le Supérieur Hiérarchique Direct de l'assistant.e.
Relations fonctionnelles : il (elle) assiste le CFC et travaille en collaboration avec le service comptable.
Compétences requises :
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, progiciels en lien avec la formation continue et l'apprentissage (EOS, IRIS, KAIROS, AROFE, YPAREO, PROGRE.).
- Maîtriser l'environnement de la formation continue et de l'apprentissage
Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels :
- Avoir l'esprit d'initiative, être autonome
- Avoir le sens de l'écoute et de l'accueil
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte et communiquer
- Savoir gérer son temps et les priorités
À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireEn liaison avec le.la conseiller.ère en formation continue, les équipes pédagogiques et le service comptable, l'assistant.e participe à la gestion complète du dossier administratif du stagiaire ou de l'apprenti (de la phase d'accueil à la facturation).
Missions principales
Accueillir physiquement et recueillir les demandes par téléphone, mail (stagiaires, apprentis, salariés, demandeurs d'emploi, entreprises et prescripteurs).
Renseigner et orienter les prescripteurs (pôle emploi, mission locale) sur l'ensemble de l'offre et les modalités d'accès à la formation.
Traiter les demandes avec le.la conseiller.ère en formation continue, le.la coordonnateur.trice (devis, envoi de mail.).
Préparer les réunions d'informations collectives. Préparer le dossier d'accueil des stagiaires et apprentis.
Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter
- Accueillir et informer les stagiaires, les clients internes ou externes,
- Constituer les dossiers administratifs,
- Préparer les dossiers pédagogiques (livret d'accueil, résultats des positionnements par domaine de compétences.),
- Saisir les données dans les systèmes d'information,
- Suivre les présences, vérifier les heures et traiter les dossiers de rémunérations,
- Suivre la facturation,
- Préparer les attestations, recueillir les évaluations de satisfaction,
- Assurer le suivi des absences et en informer les entreprises,
- Mettre à jour les sessions et suivre les prescriptions des candidats à la formation continue,
- Constituer les dossiers de rémunération des stagiaires,
- Accompagner les stagiaires et apprentis pour les inscriptions aux examens,
- Déclarer les sessions et procéder aux inscriptions des stagiaires pour les Titre Professionnels.
Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Relations hiérarchiques : le CESUP est l'autorité hiérarchique.
Le Directeur d'agence est le Supérieur Hiérarchique Direct de l'assistant.e.
Relations fonctionnelles : il (elle) assiste le CFC et travaille en collaboration avec le service comptable.
Compétences requises :
- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, progiciels en lien avec la formation continue et l'apprentissage (EOS, IRIS, KAIROS, AROFE, YPAREO, PROGRE.).
- Maîtriser l'environnement de la formation continue et de l'apprentissage
Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels :
- Avoir l'esprit d'initiative, être autonome
- Avoir le sens de l'écoute et de l'accueil
- Savoir travailler en équipe
- Savoir rendre compte et communiquer
- Savoir gérer son temps et les priorités
À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.
