Assistant / Assistante de service formation

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière, vous avez pour mission de contribuer à l'essor d'ÉCHOBAT Développement en assurant la gestion de l'ensemble des aspects administratifs et logistiques liés aux actions de formation.
Vous assistez l'expert technique formation et les deux chargées de formation dans les démarches administratives et qualité de la structure.
Interface entre les entreprises clientes, les stagiaires, les formateurs et l'équipe technique, vous communiquez avec des interlocuteurs d'environnement et de niveau très différents.
Vous contribuez activement à l'image de l'organisme de formation et du réseau ÉCHOBAT, à la réussite et à la qualité des actions mises en place.

Vos missions principales, dans le respect de la certification qualité Qualiopi pour les actions de formation développées au sein de l'organisme de formation, et de son projet stratégique, sont :

- Gestion des affaires courantes, secrétariat, accueil téléphonique et courrier

- Accueil et suivi des participants aux formations : information, inscription des participants, communication

- Organisation logistique des formations : édition et collecte des documents pédagogiques, gestion des salles et de l'équipement nécessaires

- Gestion administrative et commerciale de chaque formation : édition, envoi et collecte des documents contractuels et justificatifs, demandes de prise en
charge, relance des entreprises clientes, conseil et démarches auprès des organismes financeurs

- Élaboration et mise à jour des supports de planification et de suivi des sessions de formation et de gestion des intervenants

- Rédaction et mise en forme de notes et comptes-rendus, formalisation de supports de communication internes et de documents liés aux actions de
formation

- Participation à l'évaluation des actions et dispositifs de formation : recueil de données qualitatives et quantitatives auprès des stagiaires et des formateurs, reporting auprès des responsables de la structure

- Application des procédures de référencement, certification et/ou labellisation nécessaires ou souhaitées, et assurer le suivi des démarches qualité notamment Qualiopi

- Participation à la veille opérationnelle sur les obligations réglementaires liées à l'activité d'organisme de formation, ainsi que sur les partenaires et les dispositifs de formation