Assistant / Assistante de service formation

Mission

Sous la responsabilité de la Responsable administrative de la Business Unit Mastère Spécialisé®, l'assistant administratif et pédagogique (F/H) œuvrera au sein d'une équipe d'une dizaine de personnes, à la mise en œuvre des missions de gestion administrative d'un dossier de formation.

Activités principales

Dans le cadre de sa mission, l'assistant administratif et pédagogique aura pour principales activités :

- Gérer et organiser administrativement les formations Mastère spécialisé® et Master of Science and technology
- Accueillir les participants et intervenants
- Réunir les éléments nécessaires à la constitution de l'action de formation
- Constituer les dossiers administratifs stagiaires et intervenants avec les pièces s'y afférant (Bulletin d'inscription, dossiers de candidature, prise en charge OPCO.)
- Etablir les convocations
- Etablir et suivre les conventions de formation
- Préparer les documents nécessaires à la facturation
- Editer et envoyer des attestations de présence à chaque fin de session
- Mettre à disposition le matériel pédagogique et logistique dans les salles de formation
- Gestion des supports de cours (plateforme, reprographie.)
- Compléter le système de rémunération des intervenants

Vous pouvez également être amené à travailler sur des projets transversaux en synergie avec les différentes équipes.


Compétences opérationnelles

- Bonnes qualités rédactionnelles
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Sens du service aux étudiants et aux enseignants
- Organisation
- Rigueur
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la messagerie électronique (Outlook)

Compétences comportementales

- Autonomie
- Dynamisme
- Polyvalence
- Qualités relationnelles
- Esprit d'équipe
- Discrétion


Profil :

- De formation Bac+2/3, vous avez une première expérience en entreprise de minimum 2 ans. Une expérience dans un organisme de formation professionnelle serait un plus.
- Vous avez un sens du contact naturel et aimez travailler au contact des équipes.
- Un sens de l'anticipation et de l'adaptation sera un vrai atout pour exercer votre mission.


Informations complémentaires :
Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne), le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. B) ou contractuel de droit public en CDI.

Nous vous proposons une rémunération sur 12 mois, fixée selon l'expérience. Afin de concilier vie professionnelle et vie personnelle, vous pourrez bénéficier d'horaires flexibles, jusqu'à 59 jours de congés (RTT inclus) ainsi que la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours (après une période d'intégration).

Nous vous offrons également :
- Un remboursement du Pass Navigo à hauteur de 75% ;
- Une indemnité de 15€ mensuel pour la mutuelle ;
- Une participation de l'employeur pour déjeuner au Crous ;
- De nombreuses activités sportives proposées pour 70€ annuels entre 12h et 14h ;
- La possibilité d'adhérer à l'Amicale pour bénéficier de réductions chaque année : place de ciné, voyages organisés, concerts, parcs d'attractions etc. ;
- Des accès aux nombres évènements scientifiques (café science, café frappé, etc.) et au LUMEN, Learning center (livres, revus et articles, imprimés ou numériques).