informations générales
Bouches-du-Rhône
Sous la responsabilité de la Directrice Administrative et Financière, la mission sera transversale pour la coordination des actions menées par l'équipe et la gestion du back office pour toutes les entités du groupe.
Au sein d'une organisation encore jeune, l'objectif de ce poste est de fluidifier l'ensemble des démarches administratives indispensables au bon déroulé des missions opérationnelles des différentes équipes du Groupe et ainsi de participer à la satisfaction des parties prenantes de l'entreprise.
Missions Organisme de formation :
- Suivi du process administratif de l'activité formation (support Digiforma), de la création des programmes jusqu'à la facturation. Assister les clients dans l'élaboration des demandes de financement, suivre ces dernières, collaborer avec l'entité financière et contrôler les mécanismes de financement (OPCO, France travail .). Respect et contrôle de toutes les étapes du déroulement de la formation : intermédiaire entre l'équipe pédagogique et les apprenants, interlocuteur.rice auprès de l'entreprise cliente, du financeur et des formateurs.
- Participer au contrôle qualité et s'assurer du respect des directives Qualiopi en lien avec l'agrément.
- Référent(e) Handicap pour l'organisme de formation.
Missions Office manager :
- Gestion des services généraux : fournitures de bureau, gestion du parc informatique, maintenance, location de salles, suivi de la flotte de véhicules, entretien, assurance, contrats de location, tenue et mise à jour de la liste des contrats en cours pour toutes les structures du groupe.
- Missions de secrétariat : assistance à la rédaction de contrats, de secrétariat juridique, de rédaction et d'envoi de courriers, aide au remplissage des dossiers d'appel d'offre, comptes rendus de réunions occasionnellement assistance auprès du dirigeant du groupe.
- Relève, dispatching et classement des messages à traiter pour la boîte mail contact.
- Contribution à l'évolution du système d'information et l'adaptation des processus (RGPD).
Missions RH :
- Mise en place des conventions de stage, des contrats aidés et d'alternance, suivi avec l'organisme OPCO et l'école.
- Accueil des nouveaux collaborateur.rices.
- Assistance à la mise en oeuvre des plans de formation.
- Tenue du tableau des absences, congés, récupération, RTT, suivi des contributions aux abonnements transports en commun.
- Mise à jour des données médecine du travail, affiliation mutuelle et autres organismes sociaux.
- Tenue des registres du personnel de chaque structure.
Missions administratives :
- Dépôt des factures sur la plateforme chorus pro et suivi jusqu'au règlement.
- Collecte et dépôt des pièces comptables sur le logiciel de gestion comptable.
- Interface avec le cabinet concernant l'approvisionnement des pièces justificatives sur toutes les structures du Groupe.
- Suivi, collecte et enregistrement des justificatifs de paiements CB affaires.
- Aide au contrôle des notes de frais des collaborateurs
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireAu sein d'une organisation encore jeune, l'objectif de ce poste est de fluidifier l'ensemble des démarches administratives indispensables au bon déroulé des missions opérationnelles des différentes équipes du Groupe et ainsi de participer à la satisfaction des parties prenantes de l'entreprise.
Missions Organisme de formation :
- Suivi du process administratif de l'activité formation (support Digiforma), de la création des programmes jusqu'à la facturation. Assister les clients dans l'élaboration des demandes de financement, suivre ces dernières, collaborer avec l'entité financière et contrôler les mécanismes de financement (OPCO, France travail .). Respect et contrôle de toutes les étapes du déroulement de la formation : intermédiaire entre l'équipe pédagogique et les apprenants, interlocuteur.rice auprès de l'entreprise cliente, du financeur et des formateurs.
- Participer au contrôle qualité et s'assurer du respect des directives Qualiopi en lien avec l'agrément.
- Référent(e) Handicap pour l'organisme de formation.
Missions Office manager :
- Gestion des services généraux : fournitures de bureau, gestion du parc informatique, maintenance, location de salles, suivi de la flotte de véhicules, entretien, assurance, contrats de location, tenue et mise à jour de la liste des contrats en cours pour toutes les structures du groupe.
- Missions de secrétariat : assistance à la rédaction de contrats, de secrétariat juridique, de rédaction et d'envoi de courriers, aide au remplissage des dossiers d'appel d'offre, comptes rendus de réunions occasionnellement assistance auprès du dirigeant du groupe.
- Relève, dispatching et classement des messages à traiter pour la boîte mail contact.
- Contribution à l'évolution du système d'information et l'adaptation des processus (RGPD).
Missions RH :
- Mise en place des conventions de stage, des contrats aidés et d'alternance, suivi avec l'organisme OPCO et l'école.
- Accueil des nouveaux collaborateur.rices.
- Assistance à la mise en oeuvre des plans de formation.
- Tenue du tableau des absences, congés, récupération, RTT, suivi des contributions aux abonnements transports en commun.
- Mise à jour des données médecine du travail, affiliation mutuelle et autres organismes sociaux.
- Tenue des registres du personnel de chaque structure.
Missions administratives :
- Dépôt des factures sur la plateforme chorus pro et suivi jusqu'au règlement.
- Collecte et dépôt des pièces comptables sur le logiciel de gestion comptable.
- Interface avec le cabinet concernant l'approvisionnement des pièces justificatives sur toutes les structures du Groupe.
- Suivi, collecte et enregistrement des justificatifs de paiements CB affaires.
- Aide au contrôle des notes de frais des collaborateurs
