Assistant / Assistante de service formation

Vous intégrerez le service Formation Continue basé à Oniris VetAgroBio, École Nationale Vétérinaire Agroalimentaire et de l'Alimentation Nantes Atlantique, sur le campus Géraudière.
Ce service est composé de 4 agents et d'un responsable de la Formation Continue. Il est rattaché à la direction générale sous la responsabilité d'un Directeur Formation Professionnelle Continue et Examens.
Vous serez principalement situé sur le site de la Géraudière mais devrez vous déplacer en fonction des contraintes organisationnelles des examens entre les sites de la Chantrerie et de la Géraudière.

Sous la responsabilité et l'autorité hiérarchique du responsable du service de la Formation Continue en lien avec les responsables de chaque examen/concours ou de formation, vous aurez la mission d'assurer la gestion administrative et logistique de sessions d'examens / concours ou actions de formations organisées par l'établissement, et contribuer à l'amélioration des dispositifs.

Activités principales :

Réception et traitement des demandes d'information sur les examens ou formation (téléphone, mails, courrier )
Gestion des dossiers des candidats avec les vérifications de conformité nécessaires, en lien selon
nécessité avec les services juridiques du MASA et/ou de l'Ordre national Vétérinaire :
- Édition des dossiers administratifs d'inscription
- Édition des attestations de présence
- Contrôle des paiements avant émission des attestations de présence
- Relations et organisation de l'accueil des membres du Jury en lien avec les services support, les
secrétariats de proximité et le président du jury
- Gestion des Jurys d'examen (déclaration contrats de vacation, frais de déplacement, hébergement); Organisation de
l'hébergement des Jurys :
- Organisation des déplacements des Jurys
- Examen (ou concours)
- Organisation administrative des examens
- Réalisation des commandes (consommables, restauration )
- Réservation des salles
- Participation à l'accueil du Jury et des candidats pendant les sessions d'examens;
- Participation à la surveillance des sessions d'examens ;
- Réalisation du suivi des indicateurs pour les examens (enregistrement des données sur des tableaux de
suivi opérationnels) ;
- Gestion du courrier (postal et interne)
- Classement et archivage des dossiers
- Gestion des commandes en lien avec l'organisation des examens ou des formations continues

PROFIL RECHERCHE :

Savoir être :
- Avoir un sens relationnel
- Etre à l'écoute
- Etre organisé
- Etre réactif
- Etre capable de travailler en équipe et de partager les informations

Savoir faire :
- Mettre en œuvre des procédures et des règles en constante évolution
- Faire preuve d'une grande flexibilité
- Savoir appréhender les enjeux des dossiers traités
- Accueillir et communiquer de manière adaptée avec les différents publics concernées
- Prendre en compte contraintes et échéances, dans un calendrier et un
cadre de gestion complexe
- Hiérarchiser l'importance des tâches à prendre en charge
- Maîtriser les procédures de classement et d'archivage

Compétences :
- Connaitre les outils de bureautique, les technologies d'information et de
communication
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaissance des règles de gestion administrative et financière applicables