Assistant / Assistante de service formation

Contexte du poste
En liaison avec le ou la conseiller(ère) en formation professionnelle, le ou les établissement(s) formateur(s), les formateurs, la coordonnatrice d'agence, l'assistant(e) de formation participe à la gestion complète du dossier administratif de l'apprenant (de la phase d'accueil à celle de la facturation).

Missions principales
Contribuer au développement commercial.
Appuyer la communication des actions de formation et le rayonnement général du GRETA CFA Aquitaine.
Répondre aux demandes commerciales des clients, particuliers et partenaires.
Aider à la mise en oeuvre des actions de formation et en assurer administrativement la réalisation et le suivi.
Saisir l'activité dans les logiciels dédiés et sur les plateformes de nos partenaires. Réaliser la facturation

Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter
- Traitement des demandes entrantes :
- Accueillir et recueillir les demandes (entreprises, demandeurs individuels, prescripteurs, demandeurs d'emploi).
- Assurer la traçabilité des demandes.
- Renseigner et orienter les prescripteurs et les bénéficiaires sur l'ensemble de l'offre et les modalités d'accès à la formation.
Communication :
- Qualifier régulièrement le fichier client.
- Assurer une animation régulière de ce fichier client (envoi d'informations, téléphone.).
- Réaliser des mailings et des e-mailing.
- Faire les relances téléphoniques à la suite de la commercialisation, avec une entrée produit mais toujours avec une capacité de porter l'ensemble de l'offre du secteur.
Actions de commercialisation :
- Créer tout outil de communication nécessaire à la commercialisation du secteur (affiche, plaquette, e-mailing.).
- Assurer la mise à jour des fiches produit (Site internet, divers plateformes).
- Participer aux portes ouvertes des lycées et salons.
- Relayer toute information « média » de son secteur auprès de la personne en charge de la communication (réseaux sociaux, presse écrite, petites annonces.).
- Assurer le suivi des inscriptions.
Contractualisation avec le client :
- Etablir tous documents contractuels (convention, CERFA) dès réception du devis signé et en assurer le suivi.
Suivi administratif des actions :
- Constituer les dossiers des apprenants, veiller aux dossiers de rémunération.
- Centraliser les éléments administratifs.
- Saisir les heures de formation.
- Etablir la facturation.
- Réaliser les attestations.
Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Relations hiérarchiques : le CESUP est l'autorité hiérarchique. La coordonnatrice d'agence est le Supérieur Hiérarchique Direct.
Relations fonctionnelles : le directeur d'agence est l'autorité fonctionnelle ; liens fonctionnels avec les chefs d'établissements responsables pédagogiques, les Conseillers en Formation Professionnelle.
Compétences requises :
- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, progiciels en lien avec la formation professionnelle), l'environnement de Google Drive.
- Connaître l'environnement de la formation professionnelle
Compétences opérationnelles :

- S'adapter aux situations et aux différents publics
- Travailler en réseau et en collaboratif
- Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies
- Définir les priorités

Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels :

- Avoir l'esprit d'initiative et être autonome,
- Avoir le sens de l'écoute et de l'accueil,
- Savoir travailler en équipe,
- Savoir mener plusieurs activités en même temps,
- Savoir rendre compte et communiquer,
- Savoir gérer son temps et les priorités,
- Être méthodique, organisé(e), rigoureux(se).
- Avoir des capacités d'adaptation.
- Avoir une très bonne aisance rédactionnelle et relationnelle.


À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.