Assistant / Assistante de service formation

Intitulé du poste : Assistant(e) de Formation. Service : Pôle Formation
Mission principale :
L'Assistant(e) de Formation est l'interface essentielle entre les stagiaires et l'équipe pédagogique. Il/elle assure la gestion administrative des dossiers des stagiaires et des formateurs et veille au respect qualité de la formation (qualiopi) ainsi qu'au bon déroulement des formations dont il/elle a la responsabilité.

Activités et responsabilités :
Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs et stagiaires.
Renseigner les interlocuteurs sur l'offre de formation et les conditions d'accès.
Analyser et transmettre les messages lorsque l'interlocuteur n'est pas disponible.
Participer activement aux journées portes ouvertes des établissements.
Participe aux recrutements des formateurs

Suivi administratif des formations :
Formations intra-entreprises et appels d'offres :
Collaborer à la réponse client pour les données administratives et financières du secteur.
Participer à la mise en œuvre et au suivi des actions de formation en cas d'accord.
Préparation et ouverture d'une formation :
Constituer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations, etc.).
Saisir les informations dans le logiciel Digiforma.
Assurer la transmission des documents relatifs aux formateurs (lettres d'engagement, fiches d'émargement, etc.).
Elaboration des plannings de formation

Suivi de la formation:
Assurer le suivi des présences et transmettre les éléments aux financeurs (OPCo, Pôle emploi, Régions, etc.).
Préparer, si nécessaire, les conventions de stage en entreprise.
Rédiger les avenants et les saisir dans Digiforma.

Fin de formation :
- Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes...
- Procède au classement et à l'archivage des dossiers
- Établir les attestations de fin de formation Gestion Financière :

Élaborer la fiche financière de chaque action de formation.
Saisir les éléments financiers dans Digiforma (conventionnement).
Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la facturation (contrats, conventions, chèques, relevés d'heures, fiches de paie, etc.).
Établir les bilans financiers des actions, si nécessaire.
Suivre les règlements des stagiaires individuels payants et effectuer les relances de premier niveau.

Compétences Requises :
Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Digiforma, Gmail, Drive).
Capacité à travailler en autonomie et en équipe.
Respect des règles de confidentialité.
Disponibilité, rigueur, rapidité et précision.
Avoir un bon sens de l'écoute et des qualités relationnelles.
Savoir gérer les priorités et les imprévus.

Critères de Performance :
Maîtrise de la réglementation Qualiopi.
Bonne connaissance de la structure et de ses services.
Capacité à présenter une image positive de la structure.
Communication rapide et précise des informations.
Hiérarchisation des urgences et gestion efficace des imprévus.
Maîtrise des outils informatiques et production de documents de qualité.
Respect des réglementations et procédures internes.