Assistant / Assistante de manager

Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction / Office manager compétent(e) et motivé(e) pour rejoindre notre équipe de la Direction Habitants et Territoires.



Rattaché(e) à la responsable de projet , vous jouez un rôle essentiel en soutenant les activités quotidiennes de la Direction habitants et Territoires. Vous facilitez la communication au sein de la direction, des services de l'entreprise et avec les partenaires externes pour optimiser la gestion administrative et la qualité de service rendus aux habitants.

Véritable soutien de la direction, vous intervenez sur des missions d'assistanat, de gestion et de suivi de la qualité de service et d'organisation des instances de concertation locative.



Dans ce cadre, vous devez :



Assurer la gestion et l'organisation administratives de la Direction Habitants & Territoires :

Prendre en charge l'accueil du siège en cas d'absence de la chargée d'accueil.
Prendre en charge la partie adminstratif de la Direction ( planning ,courriers , compte rendus, réunions, bon de commande, evenements.
Rassembler les pièces nécessaires et les organiser selon des procédures administratives définies.
Répondre aux demandes d'information des autres services ou de l'extérieur sur un domaine d'expertise du service
Suivre l'évolution des réglementations et des nouvelles techniques dans son domaine


Analyser et contrôler le traitement de la demande client

Extraire les données de l'ERP
Réaliser et mettre à jour les tableaux de bord relatifs au traitement de la réclamation clients et des objectifs fixés.
Préparer et animer le comité de suivi réclamations de la DHT (comité mensuel), rédiger et diffuser le compte rendu


Etre le Référent interne de la Conciergerie (CRC) auprès de toutes les Directions

Organiser et piloter les points d'activités, analyser les rapports d'activités transmis par le prestataire
Calculer et notifier les pénalités ou bonus au prestataire conformément au CCAP
Mettre à jour et transmettre les scripts de réponses pour le CRC
Assurer la communication de toutes les informations et/ou évènements internes utiles au CRC
Garantir la mise en place par le CRC des évolutions organisationnelles internes et/ou règlementaires
Gérer et suivre les anomalies du CRC remontées par les collaborateurs
Suivre la facturation de la prestation et le traitement des bons de commandes


Etre le Référent des relations auprès des instances de représentants des locataires

Organiser les réunions de concertation locative (invitations, ordre du jour)
Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions
Etablir les contributions annuelles à verser aux associations de locataires
Suivre le plan de concertation locative et son application


Piloter les projets de la DHT à déployer sur court ou moyen terme (6 mois max)

Mobiliser et coordonner les collaborateurs associés au projet
Animer les réunions « groupe projet » et assurer le suivi des livrables du projet
Assurer la communication en interne et/ou en externe sur le déploiement du projet


Suivre les indicateurs d'activités de la DHT

Créer, suivre, et mettre à jour les tableaux de bords et les indicateurs d'activités de la DHT (vacance locative, impayés, etc..) en lien avec le service Contrôle de gestion


Elaborer un suivi ponctuel du bon déploiement de l'application des procédures qualité de la DHT (sondage, audit interne, ..)