Assistant / Assistante de manager

Vous intégrerez la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI) en tant que chargé(e) des instances. La DAJI assure la régularité des actes de l'établissement, diffuse la réglementation et la culture juridique à l'université. Elle organise également les instances centrales et les élections universitaires, soutenant ainsi la Présidence, les élus, les services et les composantes.

Au sein d'une équipe de six personnes, vous serez responsable de l'organisation et de la coordination des instances centrales (Conseil d'administration, la Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU), la Commission Recherche et le Conseil Académique). Vous suivrez les dossiers et les échéances en respectant le calendrier universitaire et les rétro-plannings prévisionnels. Vous organiserez les réunions préparatoires, préparerez les séances et veillerez à leur bon déroulement, que ce soit en présentiel ou en distanciel, en réservant les salles ou en programmant les visioconférences.

Vous serez chargé(e) de centraliser, archiver et diffuser les documents des instances. Vous rédigerez les ordres du jour et les convocations, et vous vous assurerez de leur actualisation, via des mailings et le dépôt de documents sur l'espace intranet dédié. Vous garantirez la bonne gestion des séances, que ce soit en présentiel ou en distanciel, en accueillant les participants, en recensant les présences, en vérifiant le quorum, en gérant les procurations et en relevant les votes. Vous superviserez la rédaction des procès-verbaux par le prestataire de service. De plus, vous rédigerez les délibérations et les transmettrez au contrôle de la légalité et aux composantes, et aurez la charge de leur publication sur l'intranet.

Vous suivrez les mandats des élus (échéances, démissions, etc.) en lien avec les personnes en charge des élections, et mettrez à jour la composition des membres et invités des instances et conseils. Enfin, vous apporterez votre soutien à l'organisation des élections aux conseils centraux, en collaboration avec le directeur, les chargés d'affaires juridiques et l'assistant(e) de direction.

Pour ce poste, nous recherchons un profil avec une grande rigueur organisationnelle et une connaissance générale de l'administration et du fonctionnement des assemblées délibérantes. Vous devez posséder de solides qualités rédactionnelles et maîtriser les outils informatiques. En termes de savoir-être, vous devez faire preuve de rigueur et de méthode dans la gestion des dossiers, avoir une capacité à organiser et à gérer les priorités, d'excellentes aptitudes relationnelles, un esprit d'équipe et une capacité à prendre des initiatives. Un sens du service public et le respect des obligations du fonctionnaire, notamment celui de discrétion, sont indispensables.

Si vous êtes motivé(e) par cette opportunité et possédez les compétences requises, nous vous invitons à postuler. Nous attendons avec impatience de découvrir votre candidature et de vous accueillir au sein de notre équipe.