informations générales
Bouches-du-Rhône
Nous recherchons un(e) Assistant(e) services généraux & Immobilier dans le cadre d'un CDD de remplacement de 6 mois.
Si vous êtes rigoureux(se), à l'aise avec la gestion administrative et la coordination de projets tout en maîtrisant les outils bureautiques, ce poste est fait pour vous !
Vos missions principales :
1. Gestion des travaux :
- Réception des demandes d'intervention.
- Mise à jour du tableau de suivi des interventions.
2. Demande de devis aux entreprises :
- Engagement des devis sur le site PHEB, suivi des dates d'intervention et gestion des échanges avec les agences et prestataires.
- Confirmation des travaux effectués (avec photos), gestion de la fiche de fin de travaux.
- Transmission des factures au service comptabilité et suivi des règlements.
3. Gestion des sinistres :
- Recueil des déclarations de sinistres en interne (salariés, élus).
- Déclaration auprès de l'assurance.
- Suivi des dossiers sinistres et des expertises
- Vérification et gestion des réparations (demande de devis, suivi de la facturation après réparation).
4. Sécurité des agences :
- Gestion des contrats annuels (sécurité, électricité, extincteurs).
- Organisation et suivi des rendez-vous de maintenance des extincteurs et organes de sécurité.
- Suivi des contrôles électriques, réception des rapports et levée des anomalies avec les prestataires.
- Vérification du registre de sécurité avec les coordinateurs d'agences.
5. Organisation des exercices évacuation/sécurité incendie :
- Périodicité deux fois par an.
- Coordination des plannings de formation interne en sécurité incendie.
- Suivi administratif et contrôle de la formation.
6. Expertise et actualisation :
- Relation avec le cabinet d'expertise (envoi des documents, organisation des rendez-vous pour l'expertise des locaux).
- Suivi et classement des expertises quinquennales.
- Gestion des devis et factures des experts.
Profil recherché :
- Expérience dans un poste administratif
- Maîtrise des outils bureautiques et de gestion.
- Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Rigueur et autonomie
- Très bon relationnel pour interagir efficacement avec les différents interlocuteurs (prestataires, salariés, élus).
- Excellentes capacités rédactionnelles pour rédiger divers documents (rapports, comptes rendus, courriers).
Conditions de travail :
- Temps plein du lundi au vendredi, sans travail le week-end.
- Salaire : À définir en fonction du profil.
- Avantages : Carte déjeuner, prise en charge à 50 % des transports en commun, mutuelle, CSE (chèques vacances).
Environnement de travail :
- Travail au siège de l'entreprise situé à Marseille
- Déplacements ponctuels (environ 1/mois) dans les agences sur le territoire national, rendez-vous avec des prestataires.
- Points réguliers avec le responsable du pôle Immobilier.
Si vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et gérer des projets variés, envoyez votre candidature dès maintenant !
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSi vous êtes rigoureux(se), à l'aise avec la gestion administrative et la coordination de projets tout en maîtrisant les outils bureautiques, ce poste est fait pour vous !
Vos missions principales :
1. Gestion des travaux :
- Réception des demandes d'intervention.
- Mise à jour du tableau de suivi des interventions.
2. Demande de devis aux entreprises :
- Engagement des devis sur le site PHEB, suivi des dates d'intervention et gestion des échanges avec les agences et prestataires.
- Confirmation des travaux effectués (avec photos), gestion de la fiche de fin de travaux.
- Transmission des factures au service comptabilité et suivi des règlements.
3. Gestion des sinistres :
- Recueil des déclarations de sinistres en interne (salariés, élus).
- Déclaration auprès de l'assurance.
- Suivi des dossiers sinistres et des expertises
- Vérification et gestion des réparations (demande de devis, suivi de la facturation après réparation).
4. Sécurité des agences :
- Gestion des contrats annuels (sécurité, électricité, extincteurs).
- Organisation et suivi des rendez-vous de maintenance des extincteurs et organes de sécurité.
- Suivi des contrôles électriques, réception des rapports et levée des anomalies avec les prestataires.
- Vérification du registre de sécurité avec les coordinateurs d'agences.
5. Organisation des exercices évacuation/sécurité incendie :
- Périodicité deux fois par an.
- Coordination des plannings de formation interne en sécurité incendie.
- Suivi administratif et contrôle de la formation.
6. Expertise et actualisation :
- Relation avec le cabinet d'expertise (envoi des documents, organisation des rendez-vous pour l'expertise des locaux).
- Suivi et classement des expertises quinquennales.
- Gestion des devis et factures des experts.
Profil recherché :
- Expérience dans un poste administratif
- Maîtrise des outils bureautiques et de gestion.
- Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Rigueur et autonomie
- Très bon relationnel pour interagir efficacement avec les différents interlocuteurs (prestataires, salariés, élus).
- Excellentes capacités rédactionnelles pour rédiger divers documents (rapports, comptes rendus, courriers).
Conditions de travail :
- Temps plein du lundi au vendredi, sans travail le week-end.
- Salaire : À définir en fonction du profil.
- Avantages : Carte déjeuner, prise en charge à 50 % des transports en commun, mutuelle, CSE (chèques vacances).
Environnement de travail :
- Travail au siège de l'entreprise situé à Marseille
- Déplacements ponctuels (environ 1/mois) dans les agences sur le territoire national, rendez-vous avec des prestataires.
- Points réguliers avec le responsable du pôle Immobilier.
Si vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et gérer des projets variés, envoyez votre candidature dès maintenant !
