informations générales
Hérault
Au sein de la DRRH et de l'équipe motivée et dynamique du Pôle Développement des Compétences, l'assistant(e) de formation participera activement à la politique d'accompagnement des personnels de l'université.
Ses missions porteront sur la formation interne - formations collectives, instruction des demandes de financement de formations individuelles suivies à l'extérieur - et sur les actions de formation collectives du réseau InterU. Il/elle apportera également son appui à la responsable et à la gestionnaire des concours, lors de la phase annuelle de recrutement.
Missions
Missions et activités principales
1 - Ingénierie de la formation continue des personnels :
- Participer à l'étude des besoins en formation pour l'année n+ 1 et établir un bilan des demandes par service,
- Recenser les formations existantes, celles à mettre en place, en individuel, en interne et en inter U et participer à la prévision et au suivi du budget du Pôle,
- Suivre les demandes individuelles en cours d'année,
- Assurer les ouvertures et les évaluations pour les nouvelles formations,
- Analyser les besoins et conseiller les personnels enseignants et administratifs en matière de formation.
2 - Gestion de la formation des personnels
- Participer à l'élaboration du plan de formation au vu des axes de l'établissement, des priorités ministérielles et des besoins des services et des agents et à la construction de nouvelles actions,
- Assurer le suivi administratif des demandes de formation : gestion des inscriptions, envoi des convocations, préparations des listes d'émargement et des questionnaires d'évaluation, contrôle des présences,
- Assurer le suivi financier : établir les conventions avec les prestataires, établir les dossiers de rétribution, suivre la mise en paiement des factures,
- Assurer la logistique : réserver les salles, préparer le matériel et les supports de cours, fixer les dates avec les intervenants, réserver les repas, l'hébergement et les transports le cas échéant.
3 - Participation au travail en réseau
- Coordonner le travail collaboratif des établissements partenaires dans le cadre de la convention inter universitaire (Université de Montpellier, Unîmes, Université de Perpignan, ABES, ENSCM et CINES),
- Recenser les inscrits pour l'université, mutualiser l'organisation des formations et assurer la mise à jour des tableaux de pilotage de l'Inter U,
- Participer aux réunions de réseau pour restitution des bilans des formations pilotées, à des groupes de travail sur des thématiques particulières (réunion réseau hygiène et sécurité, réunion réseau inter régions ...).
Missions et activités secondaires :
1 - Assurer la visibilité de l'activité du Pôle :
- Alimenter et organiser l'espace commun de travail (enregistrement des supports, mise en place et suivi de tableaux de bord de l'activité financière, de bilans (RSU, CT et interU), de documents de travail (rétro plannings, calendrier de formation, etc..),
- Mettre à jour le site internet.
2 - Venir en appui au reste de l'équipe lors de la phase annuelle des concours.
Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Réglementation liée à la formation continue des personnels,
- Réglementation liée aux formations obligatoires Hygiène et Sécurité,
- Connaître le fonctionnement de l'université : statut, missions et instances statutaires.
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Maîtrise d'Excel et bonne connaissance du Pack office (Word, Acrobat pro, etc.),
- Aptitude à constituer des dossiers et collecter des données,
- Compétence rédactionnelle et d'expression orale : savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus,
- Aptitude à collecter des informations, les retranscrire et les partager rapidement et efficacement,
- Utilisation de l'application SPHINX pour l'évaluation des formations et la réalisation de bilans.
SAVOIRS ÊTRE
- Sens de l'accueil, de l'écoute et du conseil,
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSes missions porteront sur la formation interne - formations collectives, instruction des demandes de financement de formations individuelles suivies à l'extérieur - et sur les actions de formation collectives du réseau InterU. Il/elle apportera également son appui à la responsable et à la gestionnaire des concours, lors de la phase annuelle de recrutement.
Missions
Missions et activités principales
1 - Ingénierie de la formation continue des personnels :
- Participer à l'étude des besoins en formation pour l'année n+ 1 et établir un bilan des demandes par service,
- Recenser les formations existantes, celles à mettre en place, en individuel, en interne et en inter U et participer à la prévision et au suivi du budget du Pôle,
- Suivre les demandes individuelles en cours d'année,
- Assurer les ouvertures et les évaluations pour les nouvelles formations,
- Analyser les besoins et conseiller les personnels enseignants et administratifs en matière de formation.
2 - Gestion de la formation des personnels
- Participer à l'élaboration du plan de formation au vu des axes de l'établissement, des priorités ministérielles et des besoins des services et des agents et à la construction de nouvelles actions,
- Assurer le suivi administratif des demandes de formation : gestion des inscriptions, envoi des convocations, préparations des listes d'émargement et des questionnaires d'évaluation, contrôle des présences,
- Assurer le suivi financier : établir les conventions avec les prestataires, établir les dossiers de rétribution, suivre la mise en paiement des factures,
- Assurer la logistique : réserver les salles, préparer le matériel et les supports de cours, fixer les dates avec les intervenants, réserver les repas, l'hébergement et les transports le cas échéant.
3 - Participation au travail en réseau
- Coordonner le travail collaboratif des établissements partenaires dans le cadre de la convention inter universitaire (Université de Montpellier, Unîmes, Université de Perpignan, ABES, ENSCM et CINES),
- Recenser les inscrits pour l'université, mutualiser l'organisation des formations et assurer la mise à jour des tableaux de pilotage de l'Inter U,
- Participer aux réunions de réseau pour restitution des bilans des formations pilotées, à des groupes de travail sur des thématiques particulières (réunion réseau hygiène et sécurité, réunion réseau inter régions ...).
Missions et activités secondaires :
1 - Assurer la visibilité de l'activité du Pôle :
- Alimenter et organiser l'espace commun de travail (enregistrement des supports, mise en place et suivi de tableaux de bord de l'activité financière, de bilans (RSU, CT et interU), de documents de travail (rétro plannings, calendrier de formation, etc..),
- Mettre à jour le site internet.
2 - Venir en appui au reste de l'équipe lors de la phase annuelle des concours.
Compétences
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Réglementation liée à la formation continue des personnels,
- Réglementation liée aux formations obligatoires Hygiène et Sécurité,
- Connaître le fonctionnement de l'université : statut, missions et instances statutaires.
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Maîtrise d'Excel et bonne connaissance du Pack office (Word, Acrobat pro, etc.),
- Aptitude à constituer des dossiers et collecter des données,
- Compétence rédactionnelle et d'expression orale : savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus,
- Aptitude à collecter des informations, les retranscrire et les partager rapidement et efficacement,
- Utilisation de l'application SPHINX pour l'évaluation des formations et la réalisation de bilans.
SAVOIRS ÊTRE
- Sens de l'accueil, de l'écoute et du conseil,
