Assistant / Assistante de gestion en comptabilité

En collaboration étroite avec la direction, les chargés d'études de prix, les chargés d'affaires et les conducteurs de travaux sur les missions suivantes :

GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DE L'ENTREPRISE
- Gérer les tâches administratives quotidiennes
- Organiser et assurer la logistique administrative et informatique de l'entreprise
- Accueillir et traiter les demandes des clients (téléphonique ou physique)
- Gestion du courrier
- Rédaction de courriers divers
- Mettre à jour le carnet de commandes
- Gérer les archivages et le classement
- Se tenir informer des procédures et règlementations
- Intégrer les factures achats dans la GED (Zeendoc)
- Indexation des factures
- Créer les comptes fournisseurs et clients dans l'ERP
- Enregistrer les factures d'achats dans l'ERP
- Suivre les règlements fournisseurs
- Saisir les relevés de banques
- Suivre la trésorerie
- Suivre les paiements directs et délégations de paiement des sous-traitants
- Vérifier le cas échéant les décomptes des sous-traitants
- Suivre les encaissements clients
- Relancer les clients, recouvrement des créances
- Prendre en charge le remboursement des notes de frais

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES CHANTIERS
- Gérer les appels d'offre (Téléchargement et dépôt des appels d'offre / Montage et gestion
administrative des dossiers)
- Constituer les dossiers administratifs des chantiers
- Effectuer les démarches administratives des chantiers
- Participer à la rédaction des courriers liés à la gestion des affaires
- Maitriser la procédure de déclaration de sous-traitants dans le cadre de marché privé et public (DC4)
- Rédiger les PPSPS
- Rédiger les contrats de sous-traitance
- Rédiger les conventions de compte prorata
- Suivre les encaissements avec la comptabilité clients
- Vérifier le cas échéant les décomptes des sous-traitants
- Etablir les DGD
- Aider les conducteurs sur la gestion des ressources (intérimaires, sous-traitant...)
- Suivre les dossiers de certifications (Qualibat, FNTP, UIE)
- Élaborer les situations et facturations des chantiers en lien avec les Conducteurs de travaux
- Saisir et vérifier les échéanciers de situation et facturation
- Suivre les paiements directs et délégations de paiement avec le service comptable
- Suivre les comptes prorata
- Suivre les cautions (RG, garantie de paiement, restitution d'acompte)
- Réaliser les déclarations de sinistre et suivre les dossiers

Relais RH
- Saisir les heures de la main d'œuvre interne et intérim
- Suivre les visites médicales
- Transmettre les heures d'intempéries et les demandes de congés au service paie
- Être le relais du service RH groupe