Assistant / Assistante de gestion d'entreprise

Rattaché(e) à la Directrice, vous intégrez la Mission Locale de l'Arrondissement de Chartres en tant qu'Assistant(e) des Moyens Généraux.

Par votre contribution, vous assurez un cadre de travail fonctionnel et sécurisé à l'équipe de la Mission Locale de l'Arrondissement de Chartres ainsi qu'au public accueilli.

Dans le cadre de vos missions, vous veillez au bon fonctionnement des services internes et réalisez des tâches administratives liées aux achats et à l'intervention de prestataires externes :

1. Gestion des périssables et vie de structure

- Vous assurez le traitement du courrier : envoi, réception, distribution
- Vous installez et rangez les salles de réunion ou de réception selon un planning établi
- Vous prenez en charge les courses ponctuelles à l'extérieur (récupération de commande Drive par exemple)
- Vous gérez les stocks de fournitures de bureau, de ménage, d'imprimerie : inventaire, veille, préparation des bons de commande
- Vous assurez la gestion documentaire des supports de communication (plaquettes, flyers, goodies) : inventaire, organisation, veille, renouvellement du stock
- Vous inventoriez et maintenez en état d'utilisation le matériel dédié aux activités événementielles (flammes, kakémono, etc)
- En lien direct avec les prestataires, vous faites réaliser les devis, bons de commandes, les classez et assurez une première relecture des factures avant transmission à l'Assistante de Gestion en charge de la comptabilité pour passage en paiement
En cas de contentieux ou de prestation non conforme, vous êtes en charge du premier niveau de résolution avec le prestataire


2. Assistance à la gestion technique du bâtiment et des véhicules de service

- Vous êtes en charge du bon fonctionnement des alarmes du bâtiment : résolution des alertes, pilotage avec le prestataire, réalisation des tests si nécessaire
- Vous identifiez, planifiez et supervisez les opérations d'entretien, de réparation et de maintenance du bâtiment (ménage, entretien des espaces verts)
- Vous effectuez un dépannage de premier niveau des équipements en lien avec les prestataires
- Vous identifiez différents prestataires pour répondre aux besoins de la structure et émettez des préconisations en vue de l'arbitrage par la Directrice. Une fois le prestataire sélectionné, vous supervisez ses interventions, de la coordination à la vérification de la qualité de la prestation
- Vous gérez et administrez les accès au bâtiment : jeux de clefs salariés, badges d'accès au parking ou à la cour arrière, etc.
- Vous effectuez une veille et prenez en charge l'entretien des véhicules de service
- Pour toutes ces actions, vous tenez à jour les fichiers de suivi et mettez à jour les registres techniques (chauffage, électricité, incendie, climatisation etc)

Vous serez une personne ressource pour toute l'équipe en termes de logistique, de gestion des locaux et achats afin d'assurer le bon fonctionnement de la structure au quotidien et de participer à l'amélioration des installations !

A votre arrivée dans l'équipe, vous êtes accompagné(e) dans votre prise de poste par un parcours d'intégration sur-mesure.
Puis, tout au long de votre parcours professionnel, la Mission Locale investit sur le développement des compétences grâce à un plan de formation adapté aux besoins de l'équipe et aux enjeux de la structure.
Vous bénéficierez en complément de l'accès à la plateforme pédagogique en ligne « Tout Apprendre », pour vous et votre famille !