informations générales
Bagnols-sur-Cèze
Dans le cadre d'un remplacement d'un départ en retraite, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) d'agence.
Vos missions consisteront à assister le responsable d'agence afin d'optimiser la gestion des activités professionnelles et faciliter le fonctionnement administratif et technique de l'agence. Vous organiserez et coordonnerez les informations internes et externes et prendrez en charge le suivi de dossiers spécifiques.
Missions principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence en cas d'absences
- Organiser les rendez-vous et les plannings
- Gérer l'agenda du responsable d'agence
- Contribuer au bon fonctionnement administratif de l'agence et au respect des procédures
- Traiter les courriers entrants et sortants
- Gérer le classement des dossiers et les archives de l'agence
- Effectuer la saisie de documents, le traitement administratif du courrier et la gestion des messages électroniques
- Concevoir et rédiger des courriers, notes, rapports et mettre en forme des documents
- Traiter et transmettre les décisions, notes de services, contrats internes et externes
- Diffuser les informations en interne et en externe et servir de point d'appui auprès des services d'Habitat du Gard
Missions spécifiques :
- Assurer le traitement des besoins logistiques des personnels de l'Agence (fournitures, missions)
- Apporter un appui administratif et organisationnel auprès de l'ensemble des personnels de l'Agence
- Centraliser et consolider les informations relatives à la gestion du personnel, notamment les plannings et absences.
- Assurer la gestion du courrier interne (collecte et distribution au siège - déplacements à Nimes)
- Assurer le lien avec la DGLPS (Référant du service commercial)
- Créer et assurer le suivi des tableaux de bord spécifiques , et les mettre à jour: tenir des outils de suivi budgétaire et des tableaux de bord d'activité de la Direction et de l'Agence.
- Collaborer avec l'ensemble des services de l'Office et diffuser les informations internes et externes (partenaires et prestataires extérieurs).
Le profil que nous recherchons :
- De formation Bac+2/3 en gestion administrative
- Bonne maitrise des techniques de gestion administrative (classement, secrétariat, archivage)
- Capacités rédactionnelles
- Excellente maîtrise des outils de bureautique
- Maîtrise de la communication écrite et orale
- Bonne pédagogie d'intervention
- Sens de l'organisation et réactivité
- Gestion des priorités et des urgences
- Sens de la discrétion
- Organisé(e) et autonome
Les conditions que nous proposons :
- Rémunération : selon niveau de formation et/ou expérience
- Avantages : intéressement aux résultats, prime de fin d'année, chèques déjeuners, congés annuels supérieurs à 5 semaines, compte épargne temps, protection sociale, prévoyance, action sociale, plan d'épargne salariale
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireVos missions consisteront à assister le responsable d'agence afin d'optimiser la gestion des activités professionnelles et faciliter le fonctionnement administratif et technique de l'agence. Vous organiserez et coordonnerez les informations internes et externes et prendrez en charge le suivi de dossiers spécifiques.
Missions principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'agence en cas d'absences
- Organiser les rendez-vous et les plannings
- Gérer l'agenda du responsable d'agence
- Contribuer au bon fonctionnement administratif de l'agence et au respect des procédures
- Traiter les courriers entrants et sortants
- Gérer le classement des dossiers et les archives de l'agence
- Effectuer la saisie de documents, le traitement administratif du courrier et la gestion des messages électroniques
- Concevoir et rédiger des courriers, notes, rapports et mettre en forme des documents
- Traiter et transmettre les décisions, notes de services, contrats internes et externes
- Diffuser les informations en interne et en externe et servir de point d'appui auprès des services d'Habitat du Gard
Missions spécifiques :
- Assurer le traitement des besoins logistiques des personnels de l'Agence (fournitures, missions)
- Apporter un appui administratif et organisationnel auprès de l'ensemble des personnels de l'Agence
- Centraliser et consolider les informations relatives à la gestion du personnel, notamment les plannings et absences.
- Assurer la gestion du courrier interne (collecte et distribution au siège - déplacements à Nimes)
- Assurer le lien avec la DGLPS (Référant du service commercial)
- Créer et assurer le suivi des tableaux de bord spécifiques , et les mettre à jour: tenir des outils de suivi budgétaire et des tableaux de bord d'activité de la Direction et de l'Agence.
- Collaborer avec l'ensemble des services de l'Office et diffuser les informations internes et externes (partenaires et prestataires extérieurs).
Le profil que nous recherchons :
- De formation Bac+2/3 en gestion administrative
- Bonne maitrise des techniques de gestion administrative (classement, secrétariat, archivage)
- Capacités rédactionnelles
- Excellente maîtrise des outils de bureautique
- Maîtrise de la communication écrite et orale
- Bonne pédagogie d'intervention
- Sens de l'organisation et réactivité
- Gestion des priorités et des urgences
- Sens de la discrétion
- Organisé(e) et autonome
Les conditions que nous proposons :
- Rémunération : selon niveau de formation et/ou expérience
- Avantages : intéressement aux résultats, prime de fin d'année, chèques déjeuners, congés annuels supérieurs à 5 semaines, compte épargne temps, protection sociale, prévoyance, action sociale, plan d'épargne salariale
