Assistant / Assistante de gestion administrative

Visa-Cité est un service administratif qui assure le suivi de l'activité d'accompagnement d'adultes en situation de handicap accueillis en foyer d'hébergement, foyer de vie, SAVS, SATP et sur la plateforme emploi accompagné.

Nous recherchons un Assistant de Gestion Administrative des Personnes Accompagnées (H/F) pour un CDI à Temps Partiel à Pamiers.

Missions principales :
- La gestion des admissions en lien avec la direction pour le suivi et la mise à jour de Via trajectoire ; la préparation et la vérification des pièces administratives à fournir pour la constitution du dossier de demande d'admission, puis pour l'établissement du contrat de séjour ; La vérification et la ventilation des documents constituant son dossier ainsi que des informations utiles, dans les services concernés.
- La gestion du Dossier Unique Informatisé de la Personne accompagnée : Vérifier et ventiler les documents relatifs à l'accueil de la personne ainsi que des informations utiles dans les services concernés et sur le logiciel Méditeam. Mise à jour régulière des dossiers en fonction des renouvellements des orientations MDPH et de prise en charge à l'aide sociale auprès des Conseils Départementaux.
- La gestion administrative des personnes accompagnées et relations avec les partenaires : Etablir et suivre des tableaux de bords dans divers domaines tels que la gestion des appartements avec les bailleurs, le suivi des admissions/sorties ; Suivre les APL, et assurances. dès qu'un mouvement-usager s'opère.
- Gestion des séjours vacances et adhésions aux activités socio-culturelles et sportives des personnes accompagnées : dossier d'inscription, organisation des transports, facturation usagers et mandataires, réservation des séjours.
- Suivi des commandes repas en lien avec la cuisine centrale
- Suivi des travaux et sécurité en lien avec l'agent technique et l'animateur qualité
- Suivi des réservations véhicules
- Accueil et permanence téléphonique ; Accueil physique ; Gestion du courrier et courriels mutualisés avec les autres agents administratifs de Visa-Cité selon un planning établi.
- Relai administratif lors des absences des collègues

Compétences requises :
Cette fonction requiert :
- Maîtrise de l'outil informatique (Pack Office- Windows) connaissance appréciée Logiciels CEGI (Compta First, Facturation CF), d'EXCEL
- De très bonnes capacités d'organisation et d'adaptation.
- De bonnes capacités relationnelles, de rigueur, d'initiative et discrétion.

Diplôme :
- Baccalauréat secrétariat et/ou gestion.
- Niveau BTS souhaité