Assistant / Assistante de gestion administrative

Au sein de la direction de l'aménagement et de la politique de la ville, l'Assistant.e assure l'activité
administrative de la direction. Il.elle assiste les cadres de la direction dans leur organisation.
Soyez acteur de ces enjeux essentiels en rejoignant l'ACSO en tant qu'Assistant.e de la direction de
l'aménagement et de la politique de la ville (DAPV).

Missions principales :
1- Gestion administrative :
- Assurer la gestion des agendas de la direction,
- Organiser les réunions (montage, coordination des agendas, réservation de salles, préparation
des listes des présences, préparation des salles, diffusion de documents et accueil éventuels),
les rendez-vous, les déplacements (centralisation des ordres de mission des agents de la
direction),
- Préparer et suivre les instances consultatives et délibérantes (réunion de secteur, commission
5 « Territoire », bureau et conseil communautaire) : établir et diffuser l'ordre du jour et recueil
des dossiers, respect des délais de validation, suivi des échéanciers des instances, transmission
des rapports et classement,
- Participer aux réunions du collectif de la direction, de réunions de service ou de réunions de
coordination : établir et diffuser l'ordre du jour et rédaction d'un compte rendu,
- Saisir et rédiger les rapports/délibérations de bureau et conseil communautaire sur AirDélib
et assurer le suivi de visa,
- Mettre en forme des courriers et des comptes rendus ;
- Suivre et orienter le courrier de la direction ;
- Proposer des outils de gestion administrative, de classement ou d'organisation permettant
d'améliorer la qualité de service (procédures, tableaux de suivi, fichier contacts)
2- Accueil :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer les appels, prendre les messages, proposer
des rendez-vous, orienter vers le bon interlocuteur ou le bon organisme le cas échéant.

3- Suivi budgétaire et logistique :
- Participer à la préparation budgétaire de la direction (préparation des notes budgétaires),
- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire,
- Saisir les bons de commande en lien avec le directeur,
- Gérer les fournitures de bureau et autres équipements nécessaires.
4- Missions annexes :
- Favoriser la continuité du pôle Assistance de la DAPV et, si besoin, participer ponctuellement,
au-delà de ses missions courantes, au renfort du pôle.
- Assister les services de la direction dans l'organisation des évènements et y participer le jour J.
- En période de congés (DG/Directeurs) gérer les réunions, parapheurs, agendas d'autres
directions afin d'assurer la continuité administrative.

Conditions de travail :
RIFSEEP / CNAS / Participation mutuelle et prévoyance/ Tickets repas
Horaire hebdomadaire : 39 heures par semaine + RTT