Assistant / Assistante de gestion administrative

DESCRIPTION DES MISSIONS
Gestion administrative
- Assurer la gestion des inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires.
- Assurer le suivi (présence sur l'ensemble des activités) à l'aide d'outils informatiques (bases de données), et de
logiciel de gestion.
- Etablir des bilans statistiques périodiques sur les différentes activités.
- Elaborer des outils de communication et diffuser les informations auprès des administrés.
- Préparer les dossiers pour les conseils d'école.
- Apporter une aide dans le traitement des demandes de dérogations et dans la gestion des crédits scolaires.
- Gérer et suivre la planification des sorties scolaires avec les prestataires.
- Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir les administrés, répondre à leurs appels et les conseiller sur les procédures.
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.
- Développer des dispositifs d'information et de concertation avec les administrés.
- Transmettre les informations à la Responsable.
Remplacement du régisseur en cas d'absence uniquement sur la partie paiement

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
Diplôme de gestion administrative (niveau minimum bac souhaité) ou bonne expérience
Connaissance de l'environnement territorial souhaitée
Connaissance des règles relatives à l'accès aux documents administratifs
Connaissance des modalités de gestion de régies municipales souhaitée
Savoir analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, .)
Faire preuve de discrétion et respect de la confidentialité des informations
Savoir rendre compte
Etre autonome et réactif
Faire preuve de rigueur
Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités
Etre capable de s'adapter
Etre disponible
Avoir un bon relationnel et le sens du contact avec le public
Avoir l'esprit d'équipe
Etre à l'écoute
Faire preuve de discernement
Savoir prendre du recul
Respecter les horaires de travail

SPECIFICITE DU POSTE :
- Travail du lundi au vendredi (avec 2 demi-journées non travaillées en fonction de l'ouverture au public)
- Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service

REMUNERATION : statutaire + régime indemnitaire + avantages divers (Chèques-Déjeuner, participation mutuelle), forfait
transport et mobilité durable.

Rappel :
Poste à pourvoir : 1er mars 2025
Date limite de candidature : 17 janvier 2025
Adresser lettre de motivation et curriculum vitae, à l'attention de Monsieur le Maire d'IFS à l'adresse suivante :
Hôtel de Ville Esplanade François Mitterrand - BP 44 - 14123 IFS
Ou par courriel à : recrutement@ville-ifs.fr - Site internet : www.ville-ifs.fr