Assistant / Assistante de gestion administrative

MISSIONS
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service, l'assistant(e) en gestion administrative coordonne et/ou réalise de manière polyvalente et autonome des fonctions en lien avec les missions du service.

ACTIVITÉS
- Réaliser des activités administratives au sein d'un projet
- Participer à l'instruction des dossiers complexes et vérifier la conformité réglementaire
- Coordonner les aspects logistiques
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative des processus
- Communiquer avec les services et les partenaires extérieurs
- Organiser la collecte des données
- Réaliser des tableaux de bord, suivre les indicateurs, produire des éléments statistiques

- Réaliser des opérations de gestion courante en lien avec les missions du service
- Effectuer toute veille d'information adaptée au contexte
- Suivre l'évolution de la réglementation sur un domaine de gestion
- Participer à l'accompagnement des personnels et à l'animation des réunions
- Organiser des réunions de travail, rédiger des comptes rendus, harmoniser et finaliser la présentation des rapports
- Participer à des groupes de travail en lien avec les activités du service

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche en management
- Connaissance des critères et standards des démarches qualité (un plus)
- Maîtrise de l'anglais écrit et oral (B2/C1)
Réaliser des synthèses ; rédiger des rapports
- Créer les conditions favorables à l'entretien/réunion (invitation, ordre du jour, compte-rendu.)
- Élaborer des éléments de langage
- Concevoir des tableaux de bord (collecte de données, création de TCD)
- Maîtriser l'application Tableau Software - Indicateurs
- Maîtriser les outils informatiques courants (word, powerpoint, excel.)
Savoir-être :
- Sens de l'organisation, rigueur et fiabilité
- Sens relationnel, savoir communiquer, rendre compte, discrétion
- Esprit collaboratif, proactivité, réactivité