Assistant / Assistante de gestion administrative

Vous partagez les valeurs de l'interculturalité, le partage des savoirs, ou encore la préservation de l'environnement ? Rejoignez-nous !

Votre mission sera partagée entre 2 collectifs Cirad de 10 personnes chacun au sein de l'Unité de service Analyses et l'Unité Mixte de Recherche ISEM (Institut des Sciences de l'Evolution de Montpellier). Vous serez l'interlocuteur.trice des salariés Cirad de ces deux unités, de leurs collaborateurs, partenaires (institutions, clients, fournisseurs.), et des services d'appui internes à l'établissement.

L'US Analyses qui sera votre unité de rattachement administratif, conduit des analyses de sols, matrices organiques & eaux à des fins agronomiques & environnementales. Elle met ses compétences analytiques & son savoir-faire en appui aux unités de recherche du Cirad mais aussi de partenaires publics ou privés de recherche.

Le collectif Cirad de l'ISEM travaille sur le développement durable de l'aquaculture d'eau douce (https://isem-evolution.fr/equipe/equipe-aquaculture-biodiversite-sante/) et l'évolution des poissons (https://isem-evolution.fr/equipe/equipe-evolution-des-poissons/).

Vous assurerez des missions administratives & de gestion des activités de chacune des unités :

1/ Tâches Administratives :
- Préparer, suivre, contrôler & archiver les dossiers administratifs de l'unité
- Assurer la gestion des fournitures de bureau & du stock
- Organiser & gérer les déplacements, missions des personnels : réservation des billets de voyage, demande de visa, sécurisation des missions à l'étranger, ordre de mission, note de frais
- Organiser la logistique & suivre le cas échéant le budget d'événements : réunion & établissement des comptes rendus, jury de recrutement, conférences, accueil de partenaires
- Gestion des Lettres Officielles d'autorisation (LOA) d'importation des sols d'origine hors UE (réception, enregistrement, transmission aux demandeurs d'analyses)
- Suivi du parc informatique & des équipements de laboratoire
2/ Suivi du budget d'unité :
- Réaliser les achats de matériel (établissement & gestion des commandes, vérification de paiement, suivi des avoirs, BL, réclamations) en assurant les relations avec les fournisseurs
- Suivre le budget de fonctionnement de l'unité à travers le tableau de bord dédié (dépenses, recettes) & collecter les informations pour les bilans financiers
- Facturer les dossiers d'analyses en interne & externe Cirad & suivre/tracer les réceptions de commandes
- Gérer la facturation des fluides & déchets expérimentaux
3/ Gestion des ressources humaines :
- Suivre le planning de présence du personnel & restituer les données dans le tableau de bord
- Préparer les dossiers d'accueil du personnel temporaire et l'expatriation
- Accompagner les nouveaux entrants & les retours d'expatriés dans leur intégration au sein du collectif, - Informer, orienter le personnel de l'équipe dans ses démarches administratives

Profil souhaité

Titulaire d'un BTS assistant.e de manager ou diplôme / expérience professionnelle équivalents

Compétences et aptitudes requises :
- Bonne maîtrise des logiciels de bureautique courants (messagerie, excel, word) et des outils informatiques de secrétariat
- Expérience des outils numériques de gestion (GED, LIMS de laboratoire)
- Sens de l'organisation, la priorisation des tâches, l'autonomie, le respect de la confidentialité
- Un esprit d'initiative et un goût pour le travail en équipe
- Qualités rédactionnelles et prise de note, aisance avec les outils de communication
- Pratique des suivis budgétaire et comptable
- Capacités d'adaptation à l'évolution (organisation, outils informatiques) des activités et à la diversité des interlocuteurs
- Maîtrise de l'anglais pour faciliter le contact avec les partenaires étrangers