Assistant / Assistante de gestion administrative

Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Directeur Général des services, au sein du pôle administration générale, à temps non complet, sur un mi-temps 17h30 hebdomadaire
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL
* Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
* Renseigner sur l'organisation des services de la commune ;
* Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
* Accompagner et introduire les visiteurs ;
* Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet ;
* Délivrer les domiciliations et les attestations d'accueil.
* Gestion du courrier arrivé (postal et électronique)
o Courrier postal : trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du Maire et/ou du Directeur Général des Services ;
o Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur.
* Gestion du courrier départ
* Gestion des réclamations :
o Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
o Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
* Mise à jour de la revue de presse
* Gestion de l'affichage règlementaire

ASSISTANCE AUX COMMISSIONS ET COMMUNICATION
* Assister les commissions dans l'organisation de manifestations (volet administratif)
* Réalisation des supports de communication (magazine municipal, affiches, flyers, newsletter...) ;
* Communication interne et institutionnelle ;
* Administration du site internet, de la page facebook et du panneau lumineux

MISE A JOUR DES REGISTRES : arrêtés, délibérations
Profils recherchés
* Savoir et savoir-faire :
o Maîtrise des techniques d'accueil du public ;
o Connaissances dans les domaines de l'état civil ;
o Maîtrise complète des logiciels de bureautique, messagerie et courrier ;
o Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune ;
o Connaissance des logiciels de PAO

* Savoir-être :
o Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue ;
o Calme et maîtrise de soi ;
o Rigueur et sens de l'organisation ;
o Capacité à travailler en équipe ;
o Discrétion et confidentialité ; Autonomie ;
o Sens de la créativité

Contact
0565755102
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV à envoyer par mail à l'attention de Mme le Maire
dgs@olemps.fr