Assistant / Assistante de gestion administrative

Association et mouvement d'éducation populaire, l'association départementale des Francas du Var est une association membre de la fédération nationale des Francas, reconnue d'utilité publique, agréée association éducative complémentaire de l'enseignement public et association de jeunesse et d'éducation populaire, spécialisée dans le domaine de l'animation socioéducative.

Votre mission :
Dans le cadre du projet associatif des Francas du Var, sous la responsabilité et en relation étroite avec la direction de l'association, l'assistant-e de gestion a pour mission la prise en charge des fonctions supports nécessaires au bon fonctionnement de la structure : finances, personnels, accueil du public, intendance.

Descriptif des tâches :
- Accueil et secrétariat
- Mise en œuvre de l'accueil : Accueil téléphonique, courrier, mail, accueil des personnes.
- Suivi des adhésions.
- Mise en forme et reprographie de documents.
- Diffusion des informations diverses
- Collecte de tous les documents à conserver et archivage. (organisation, classement physique et
numérique).
- Préparation logistique des réunions
- Communication
- Diffusion des informations (site, blog, réseaux sociaux, mailing.)
- Intendance
- Gestion des stocks (fournitures de bureau, bureautique, hygiène, petite alimentation.).
- Assurer la réception et le rangement
- Gestion de l'entretien et de la réparation du matériel.
- Gestion de l'entretien et de la réparation des locaux.
- Gestion administrative et finances
- Collecte et transmission de tous les documents comptables, et ceux nécessaires à la gestion des paies.
- Préparation des paiements fournisseurs des clients et des cotisations, impôts, émettre les factures, vérifier les paiements (préparation des chèques. Encaisser les chèques).
- Transmission des informations à l'organisme assurant la comptabilité.
- Tenir la caisse.
- Suivre l'exécution budgétaire et préparer les éléments pour l'établissement du compte de résultat et du budget
- Gestion des dossiers du personnel et mise en œuvre des activités administratives associées (médecine du travail, déclaration planning de congé, fiches de poste.)
- Préparation des contrats, pour les personnels, les prestataires
- Gestion des dossiers des collaborateurs ponctuels.

Profil :
- Sens de l'organisation et de la planification du travail du travail
- Sens de l'anticipation et autonomie
- Aptitude au travail en équipe
- Mise en œuvre de tâches à partir d'objectifs définis
- Capacité à gérer la dimension relationnelle dans ce qu'elle a d'essentielle pour l'image de l'association
- Maîtrise des outils informatiques : pack office, dont Excel, logiciel comptabilité
- Autonomie sur la navigation WEB

Personnalité :
- Sens des responsabilités ;
- Sens du relationnel, sociabilité ;
- Curiosité - créativité
- Cohésion avec les valeurs humaines d'inclusion des Francas