Assistant / Assistante de gestion administrative

* Poste à pourvoir immédiatement *

Assistant Technique services Plateforme de Répit (PFR) et Relayage - Accueil de jour, Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA) et Maladies Neuro-Evolutives (MNE) - 1 poste Ces services sont présent sur l'ensemble du départ de la Haute-Saône

Poste basé à Vesoul - Temps de travail mensuel : 151 heures 67

Filière Support - Catégorie Technicien/Agent de Maîtrise (TAM) - Degré 1

Services Accueil de Jour - ESA et MNE

Objectifs du poste :
- Participer à la gestion administrative des services ESA-MNE et Accueil de Jour

Missions :
- Accueil téléphonique et physique avec une prise en compte des besoins des usagers, de leurs aidants, des partenaires du réseau
- Réalisation des tâches administratives, démarches médico-administratives nécessaires à l'instruction des dossiers et à la gestion du service
- Préparation des dossiers salariés ainsi que des contrats en lien avec le service ressources humaines de la fédération
- Saisie et supervision des plannings des salariés réalisés grâce au logiciel métier (système de badgeage)
- Planification du calendrier de réunions diverses : réunions de service, APP, droits d'expression.
- Participation aux réunions de service et rédaction du compte-rendu de réunion.
- Préparation des renseignements salaires
- Suivi de l'activité, participation à l'élaboration des rapports d'activité.
- Préparation des factures mensuelles en lien avec le service comptabilité de la fédération
- Gestion des stocks, commande fournitures, suivi véhicules de services
- Gestion et traitement du courrier
- Classement et archivage des documents administratifs
- Réalisation d'astreintes téléphoniques

Services Plateforme de Répit et Relayage

Objectifs du poste :
- Participer à la gestion administrative de la plateforme de répit et des services relayage
- Accompagner au niveau administratif le responsable et professionnels du service

Missions :
- Tenue de permanences téléphoniques et de l'accueil du public avec une écoute notamment des usagers, de leurs familles, des partenaires, des travailleurs sociaux et des bénévoles
- Gestion et traitement du courrier
- Réalisation de tâches administratives, démarches médico administratives nécessaires à l'instruction des dossiers, à la gestion du service
- Classement et archivage des documents administratifs
- Préparation des dossiers salariés ainsi que des contrats en lien avec le service ressources humaines de la Fédération
- Suivi de l'activité des services (statistiques) et préparation des informations pour la facture mensuelle en lien avec le service comptabilité de la Fédération
- Elaboration et gestion du planning des professionnels du service en lien avec la modulation. Préparation des renseignements salaires
- Elaboration et gestion du planning des bénéficiaires selon besoin et rythme demandé
- Gestion des stocks et commandes fournitures
- Assister le responsable du service à la création, complétion et suivi des documents qualité selon la norme en vigueur
- Participation aux astreintes fédérales

Compétences requises au sein des services :

- Être à l'aise avec un standard téléphonique, contact aisé avec les partenaires sociaux et médico-sociaux
- Sens de l'organisation administrative : établir et gérer les priorités
- Capacité d'écoute, d'empathie, d'analyse et de proposition : savoir orienter les personnes vers les services adaptés en fonction du contexte
- Connaissance des règles du service en rapport avec sa fonction
- Maitrise des outils informatiques de base et logiciels métiers
- Capacité rédactionnelle
- Les connaissances nécessaires acquises par la formation initiale, la formation professionnelle ou l'expérience professionnelle sont au moins déterminées au niveau III ou IV de l'éducation nationale