Assistant / Assistante de gestion administrative

Gestion de l'accueil téléphonique et du courrier :
Recevoir, filtrer les courriers électroniques à l'aide du logiciel interne de gestion du courrier,
Filtrer des appels, prise de messages.

Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents, attestations et courriers,
Réaliser la rédaction et la saisie de documents de formes et contenus divers.

Effectuer l'organisation matérielle des instances paritaires :
Préparer les dossiers,
Envoyer et suivre les convocations,
Mettre à jour les listes officielles des membres,
Coordonner l'organisation matérielle des séances,
Suivre les comptes rendus et les avis des instances.

Effectuer le traitement et le suivi des carrières des agents ville et CCAS :
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers (cumul activités, demande de temps partiel..),
Anticiper les divers renouvellements (disponibilité, congés parental..),
Mettre à jour les dossiers administratifs des agents,
Suivre les échéanciers du pôle et effectuer les relances,
Effectuer et suivre le rendu exécutoire des actes dans le logiciel.

Gérer les nominations des agents permanents :
Constituer le dossier administratif,
Effectuer le suivi trimestriel du stagiaire avant titularisation,
Contrôler les pièces justificatives avant titularisation,
Numéroter les actes administratifs des dossiers des agents,
Suivre et garantir le circuit de signature des actes administratifs,
Enregistrer les actes et les notifier aux agents.

Effectuer le classement et l'archivage :
Gérer l'information, classer et archiver des documents et des dossiers.

Dans un esprit de travail d'équipe vous serez amené(e) à apporter une aide ponctuelle sur d'autres missions gérées par le pôle.