Assistant / Assistante de gestion administrative

La Ville de La Madeleine recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)

Missions :

Accueil physique et téléphonique :

Accueillir et renseigner les administrés sur les différents modes d'accueil du territoire et actions de parentalité
Instruire/mettre à jour les dossiers de demande de place, accompagner les familles dans la complétude
Réponses individualisées aux familles
Observatoire : recensement et suivi des demandes des familles dans le cadre du SPPE (Service Public Petite Enfance)

Gestion administrative :

Mettre à jour la liste en lien avec les structures conventionnées (tous les mois) et effectuer les relances et MAJ en janvier et septembre
Saisir les formulaires d'inscription
Participer au traitement des courriers de la Maison de la Petite Enfance
Assurer l'information des usagers, notamment pour le LAEP et le RPE.
Transmettre les informations relatives à la gestion RH du personnel
Assurer le suivi logistique de l'équipement et des manifestations
En lien avec le Pôle finance, assurer les demandes de bons de commande, les devis et leurs suivis
Collecter et veiller au renouvellement des outils de recensement
Effectuer les comptes rendus de réunions
Assurer le recensement/classement des abonnements en lien avec le Pôle Finance

Saisie des indicateurs de suivi d'activité et bilans chiffrés :

Saisir les indicateurs d'activité de la MPEFP sur le logiciel
Enregistrer le suivi des indicateurs LAEP et participer au recensement des statistiques pour les bilans

Préparation des actions :

Préparation administrative et logistique des différentes manifestations

SPÉCIFICITÉS ET CONTRAINTES LIÉES AU POSTE

Horaires :
- Lundi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mardi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Mercredi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Jeudi : 8h15-12h-13h30-17h33
- Vendredi : 8h-12h-13h30-17h33

Travail très ponctuel sur des actions en soirées et samedis. (Événements, 3 à 4 fois dans l'année)