informations générales
Montpellier
Le poste se situe au sein du service Achats et Marchés de l'Institut Agro Montpellier. Ce service est rattaché directement au Secrétariat général de l'Institut Agro Montpellier.
Le/la Gestionnaire des marchés publics exerce sa mission sous l'autorité de la Responsable du Service achat marché de l'Institut Agro Montpellier. La fonction Achat marché de l'établissement s'inscrit dans une logique de mutualisation de l'activité et de la création d'une Direction des achats. Dans ce cadre, le/la gestionnaire pourra être amené à réaliser son activité pour les trois écoles.
Gestion administrative des marchés publics :
- Assurer le fonctionnement administratif du service achat et marché public (secrétariat, courrier, numérisation, transmission, notification, saisie des marchés, créations des tiers .)
- Assurer la mise en ligne les consultations et rédaction des avis de publicité (Plateformes PLACE, BOAMP et JOUE,.)
- Instruire les déclarations de sous-traitance, les demandes d'exemplaire unique, les actes modificatifs (avenants) et les reconductions éventuelles, les demandes de révisions des prix, les DGD, en lien avec les prescripteurs et les titulaires de marchés
- Rédiger et gérer les courriers : lettres de rejet, lettres de notification, réponses aux candidats évincés, lettres de reconduction et de résiliation auprès des sociétés
- Mettre à jour les documents administratifs dans les dossiers des titulaires (attestations fiscales, sociales, assurances.)
- Participer à la rédaction des rapports de présentation des marchés
- Gérer administrativement le déploiement de certains marchés auprès des services
- Procéder au recensement économique des marchés
Transmission et conservation des informations :
- Participer à la mise à jour des informations administratives et financières liées aux marchés dans le module Marché de l'outil financier ;
- Alimenter et mettre à jour le tableau recensant les marchés actifs de l'Institut Agro, partagé numériquement avec la communauté de travail ;
- Gestion de l'archivage physique et numérique des marchés et contrats : tri, classement, et mise à jour des pièces des marchés élaborées avant et après contractualisation
- Versement aux archives ou élimination des dossiers
- Veiller au respect des échéances administratives sur toute la chaîne d'élaboration, de passation et d'exécution des marchés
- Recenser les marchés arrivant à échéance et à renouveler.
Mise en œuvre des procédures d'achat :
- Participer, en interne, à la sensibilisation des services aux enjeux économiques et juridiques de l'achat public
- Participer au recensement des besoins des différents services
Conditions particulières :
- Possibilité de télétravailler suivant les conditions internes.
- Déplacements très ponctuels à prévoir en France.
Bac+2 avec une expérience professionnelle en lien avec la fiche de poste supérieure ou égale à 2 ans
Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance de la règlementation liée à la commande publique ;
- Savoir organiser et planifier ses activités ;
- Savoir identifier et appliquer les procédures administratives ;
- Maîtriser l'environnement bureautique : les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint), les plateformes de publication et de suivi (PLACE,.)
Savoir-être :
- Rigueur et autonomie
- Sens de l'accompagnement, de la pédagogie et de la communication
- Sens de l'organisation et proactivité
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireLe/la Gestionnaire des marchés publics exerce sa mission sous l'autorité de la Responsable du Service achat marché de l'Institut Agro Montpellier. La fonction Achat marché de l'établissement s'inscrit dans une logique de mutualisation de l'activité et de la création d'une Direction des achats. Dans ce cadre, le/la gestionnaire pourra être amené à réaliser son activité pour les trois écoles.
Gestion administrative des marchés publics :
- Assurer le fonctionnement administratif du service achat et marché public (secrétariat, courrier, numérisation, transmission, notification, saisie des marchés, créations des tiers .)
- Assurer la mise en ligne les consultations et rédaction des avis de publicité (Plateformes PLACE, BOAMP et JOUE,.)
- Instruire les déclarations de sous-traitance, les demandes d'exemplaire unique, les actes modificatifs (avenants) et les reconductions éventuelles, les demandes de révisions des prix, les DGD, en lien avec les prescripteurs et les titulaires de marchés
- Rédiger et gérer les courriers : lettres de rejet, lettres de notification, réponses aux candidats évincés, lettres de reconduction et de résiliation auprès des sociétés
- Mettre à jour les documents administratifs dans les dossiers des titulaires (attestations fiscales, sociales, assurances.)
- Participer à la rédaction des rapports de présentation des marchés
- Gérer administrativement le déploiement de certains marchés auprès des services
- Procéder au recensement économique des marchés
Transmission et conservation des informations :
- Participer à la mise à jour des informations administratives et financières liées aux marchés dans le module Marché de l'outil financier ;
- Alimenter et mettre à jour le tableau recensant les marchés actifs de l'Institut Agro, partagé numériquement avec la communauté de travail ;
- Gestion de l'archivage physique et numérique des marchés et contrats : tri, classement, et mise à jour des pièces des marchés élaborées avant et après contractualisation
- Versement aux archives ou élimination des dossiers
- Veiller au respect des échéances administratives sur toute la chaîne d'élaboration, de passation et d'exécution des marchés
- Recenser les marchés arrivant à échéance et à renouveler.
Mise en œuvre des procédures d'achat :
- Participer, en interne, à la sensibilisation des services aux enjeux économiques et juridiques de l'achat public
- Participer au recensement des besoins des différents services
Conditions particulières :
- Possibilité de télétravailler suivant les conditions internes.
- Déplacements très ponctuels à prévoir en France.
Bac+2 avec une expérience professionnelle en lien avec la fiche de poste supérieure ou égale à 2 ans
Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance de la règlementation liée à la commande publique ;
- Savoir organiser et planifier ses activités ;
- Savoir identifier et appliquer les procédures administratives ;
- Maîtriser l'environnement bureautique : les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint), les plateformes de publication et de suivi (PLACE,.)
Savoir-être :
- Rigueur et autonomie
- Sens de l'accompagnement, de la pédagogie et de la communication
- Sens de l'organisation et proactivité
