Assistant / Assistante de gestion administrative

Au sein d'une compagnie maritime, vous évoluerez dans le service QSSE / Marine. Rattaché hiérarchiquement au responsable du service, vous aurez en charge la gestion de certaines tâches émanant des navires mais également des collaborateurs du service.

Vos principales missions seront :

- Assurer le suivi et la gestion administrative des dossiers :

Réaliser l'enregistrement des Incidents/Accidents
Réaliser le suivi des enregistrements des certificats
Réaliser le reporting et mettre à jour les tableaux de suivi des données et indicateurs
Relayer les informations en interne et externe.
Participer à l'amélioration de notre Système de Management Qualité : traitement de la remontée des écarts, analyse et définition des actions à engager

- Garantir le Reporting du service et l'analyse des données :

Préparer et Mettre à jour les indicateurs et statistiques mensuellement ou par trimestre du service : suivi des visites navire (SVR, Audit), suivi des incident/accidents, calcul des indicateurs sécurité.
Préparer les données pour le Bilan Annuel.

- Organisation de l'activité :

Contribuer à l'avancement des projets et activités du service par la gestion de dossiers
Organiser les réunions, les déplacements (Audits Interne/Externe) et les événements occasionnels
Participer à la gestion du service : Suivi des commandes, factures, gestion des écarts
Gérer l'agenda de l'équipe
Réaliser l'accueil sécurité des nouveaux arrivants/Briefing pré embarquement des navigants