Assistant / Assistante de gestion administrative

Le(La) titulaire du poste assure l'ensemble des activités logistiques et administratives concourant au fonctionnement du département.
Assurer l'assistance logistique pour le département :
- La gestion de l'information à destination ou en provenance du département (tri du courrier, plan de classement, gestion du répertoire sur le réseau, classement des documents papier et numériques) ;
- La préparation logistique des réunions et/ou manifestations diverses internes et externes du département (convocation, réservation de salle de réunion et du matériel nécessaire à la projection ou à une visioconférence, etc.) ;
- La gestion des déménagements et aménagements de bureaux en lien avec le département des Moyens généraux et le département des Infrastructures et des Services ;
- L'accueil et la prise de contact avec des interlocuteurs internes et externes (visiteurs, appels, courriers) : filtrage, traçabilité, appels pour confirmer présence à une réunion, etc.. ;
- L'organisation des déplacements des agents du département (gestion des ordres de mission, états de frais.) ;
- Le suivi des parapheurs destinés à la signature de la direction dans l'outil dédié.
- L'organisation d'évènements (arbre de Noël, réunions de département.)
- Le lien avec la médecine du travail (suivi des conventions, organisation des interventions)

Participer à la gestion administrative du département :
- La gestion des ressources humaines du département :
o gestion des arrivées et des départs : ouverture des comptes d'accès aux outils métier des agents (Messagerie, Coperia, Diabolocom.) ;
o gestion du temps de travail : gestion dans l'outil Pléiades (anomalies), astreintes, télétravail ;
o conservation et classement des entretiens d'évaluation et de documents RH afférents aux agents ;
o échanges réguliers avec les interlocuteurs du département des Ressources humaines et des services RH des ministères mettant des agents à disposition ;
o suivi administratif et gestion RH des agents du centre (congés, TT, absences, suivi des renouvellements de MAD.). Mise à jour des tableaux demandés par les RH ainsi que l'annuaire du CAI ;
o suivi des formations des agents des 4 secteurs et des conventions conclues avec les organismes de formation des ministères d'origine des agents ;
- Le suivi du budget alloué au département et de ses dépenses ;
- La saisie des factures, DA, SF et carte d'achat. Il(Elle) est en lien direct avec le service facturier et celui de la gestion financière. Il(Elle) assure la recherche de fournisseurs et leur déclaration pour le centre ;
- La gestion des fournitures (commande auprès du prestataire, approvisionnement) ;
- La gestion de l'organisation du travail notamment par la mise en œuvre et le suivi quotidien des tableaux de service ;
- La gestion des abonnements et des ouvrages documentaires (presse juridique notamment) du département.

Il(Elle) peut être amené à représenter le Département lors de réunions avec des partenaires en lien avec ses missions.
Il(Elle) peut, par ailleurs, apporter un soutien aux travaux d'un secteur dans un cadre défini.

Le(La) titulaire du poste dépend hiérarchiquement du responsable du département. Pour la gestion opérationnelle quotidienne, il(elle) travaille étroitement auprès de l'adjoint au responsable. Par la polyvalence de ses compétences et activités (en termes de gestion des commandes de prestations, gestion des ressources humaines, suivi budgétaire), son action peut bénéficier à l'ensemble des chefs de service dans un cadre prédéfini et validé par son responsable direct.

Toutes les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées exclusivement à l'adresse mail indiquée avant le 14 novembre 2024.
Référence à rappeler impérativement dans l'objet : CAI-AssistantGestion