Assistant / Assistante de gestion administrative

FLYING EYE formation est un centre de formation dédié aux métiers du drone en France. Depuis 2012, notre centre propose des formations drones conformes à la règlementation et s'adapte aux besoins du marché. Dans le cadre du remplacement de notre assistante en congés maternité, nous recrutons un/une assistant(e) de formation (H/F) en CDD.

Rattaché(e) à la responsable du centre de formation et intégré(e) au sein d'une équipe pédagogique de 16 formateurs indépendants, vous gérez tous les aspects administratifs du centre de formation. Nous vous offrons la possibilité de rejoindre une équipe jeune, dynamique et pleine de projet. Nos valeurs sont les piliers de notre réussite, alors si vous partagez les mêmes que nous, cette offre est pour vous !

Pour plus d'information, n'hésitez pas à consulter notre site internet : https://formation.flyingeye.fr

Vos tâches principales seront :

Accueil et Communication:
Assurer l'accueil physique des stagiaires et répondre aux appels téléphoniques.
Orienter les demandes vers les interlocuteurs appropriés selon les besoins des clients.

Préparation Matérielle et Administrative:
Élaborer les documents et préparer le matériel requis pour les sessions de formation à venir.
Préparer les salles de formation et gérer leur équipement.
Assurer la gestion administrative des dossiers de formation avant et après les sessions, que ce soit sur support papier ou dans la base de données.
Veiller à la complétude des dossiers en assurant un suivi et des relances auprès des stagiaires et des formateurs.
Mettre à jour le logiciel Digiforma et gérer les inscriptions des stagiaires sur les plateformes E-Learning et à la DGAC.
Gérer les espaces Extranet des stagiaires et assurer l'archivage des dossiers.

Suivi et Qualité:
Mettre à jour les tableaux de suivi de la qualité et de la satisfaction des stagiaires, ainsi que le traitement des suggestions.
Respecter la démarche qualité Qualiopi.
Effectuer le suivi des factures impayées.
Envoyer et suivre les questionnaires de satisfaction auprès des stagiaires, des entreprises et des Organismes de Formation (OF), et mettre à jour les tableaux de suivi.

Collaboration et Satisfaction Client:
Collaborer étroitement avec l'équipe pédagogique pour assurer la bonne réalisation des formations.
Être le garant de la satisfaction client en veillant à ce que les stagiaires et les clients soient satisfaits à chaque étape de la formation.

Profil recherché :
-Formation : Minimum BAC+2.
Expérience sur des missions purement administratives et de préférence en centre de formation

Qualités Professionnelles :
-Rigueur et autonomie dans l'exécution des tâches.
-Compétences organisationnelles pour gérer efficacement les différentes responsabilités du poste.
-Excellent relationnel pour interagir avec les stagiaires, les formateurs et les clients.
-Expérience préalable dans le secteur de la formation professionnelle, démontrant une connaissance des processus et des exigences spécifiques.
-Maîtrise du Pack Office et des outils informatiques nécessaires à la gestion administrative et logistique.
-Connaissance des drones serait un avantage appréciable.
-Esprit d'équipe pour collaborer efficacement avec les membres de l'équipe pédagogique.
-Sens de l'écoute pour comprendre les besoins des stagiaires et des clients.
-Disponibilité pour assurer la gestion des formations selon les horaires et les besoins.
-Capacité d'adaptation à différents rythmes de travail, notamment lors des périodes de pic d'activité ou de gestion de situations imprévues.

Avantages : Tickets restaurant et place de parking

Processus de recrutement : Si cette opportunité vous intéresse, nous vous invitons à nous faire parvenir votre CV ainsi qu'une lettre de motivation.


Programmation :
Du lundi au vendredi
Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel