informations générales
Paris
Le Groupe TIARE recrute un(e) chargé(e) de gestion administrative qui travaillera en présentiel dans les bureaux situées Rue de la Boétie, avec l'ensemble de nos collaborateurs sur les différents pôles du Family Office.
Sous la responsabilité directe du dirigeant de l'entreprise, vous assisterez les collaborateurs concernant la gestion administrative, juridique, financière ou encore immobilière afin de garantir le bon fonctionnement des missions de l'entreprise.
Vos missions seront principalement les suivantes (liste non exhaustive) :
- Général :
o Accueil téléphonique et tenue de l'agenda
o Traitement du courrier
o Classement et archivage
o Numérisation de documents
o Commande de fournitures
o Suivi du bureau (consommables, contrats,.)
- Gestion client (en interne du cabinet et chez le client également):
o Suivi administratif des clients
o Traitement et suivi des sinistres
o Gestion des contrats fournisseurs
o Paiement des factures
- Pôle immobilier :
o Suivi et enregistrement des paiements des locataires dans le logiciel de gestion immobilière (Dometech)
o Relance des impayés
o Traitement et enregistrement des factures
o Suivi des relocations (réponses aux demandes et premier tri des candidatures)
- Pôle juridique et fiscal :
o Préparation des documents nécessaires à la tenue des assemblées générale
o Vérification de la complétude des dossiers de formalités juridiques
o Préparation et réalisation des formalités juridiques simples
o Vérification du paiement des différentes taxes
o Support à la complétude de dossiers fiscaux
Une expérience sur les deux premières missions, la gestion administrative et la relation clientèle, est indispensable, tout comme une bonne présentation écrite et verbale, en raison de l'importance des interventions chez des clients très exigeants.
Dans un premier temps, l'ensemble des tâches sera supervisé par les collaborateurs, qui vous accompagneront et vous apprendront comment réaliser les tâches les plus techniques (formalités, assemblées générales, logiciel,.). Par la suite, en fonction de votre autonomie et de votre aisance sur le poste, il sera tout à fait possible de faire évoluer vos tâches selon les besoins de l'entreprise et des clients.
Vous maîtrisez le pack Office et avez de bonnes capacités rédactionnelles. Plus généralement, vous êtes autonome, impliqué(e), rigoureux(se), dynamique, faites preuve d'initiative et avez un excellent relationnel et une bonne communication. Votre sens de l'organisation et de la gestion des priorités sont des atouts qui vous permettront de réussir pleinement à ce poste.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireSous la responsabilité directe du dirigeant de l'entreprise, vous assisterez les collaborateurs concernant la gestion administrative, juridique, financière ou encore immobilière afin de garantir le bon fonctionnement des missions de l'entreprise.
Vos missions seront principalement les suivantes (liste non exhaustive) :
- Général :
o Accueil téléphonique et tenue de l'agenda
o Traitement du courrier
o Classement et archivage
o Numérisation de documents
o Commande de fournitures
o Suivi du bureau (consommables, contrats,.)
- Gestion client (en interne du cabinet et chez le client également):
o Suivi administratif des clients
o Traitement et suivi des sinistres
o Gestion des contrats fournisseurs
o Paiement des factures
- Pôle immobilier :
o Suivi et enregistrement des paiements des locataires dans le logiciel de gestion immobilière (Dometech)
o Relance des impayés
o Traitement et enregistrement des factures
o Suivi des relocations (réponses aux demandes et premier tri des candidatures)
- Pôle juridique et fiscal :
o Préparation des documents nécessaires à la tenue des assemblées générale
o Vérification de la complétude des dossiers de formalités juridiques
o Préparation et réalisation des formalités juridiques simples
o Vérification du paiement des différentes taxes
o Support à la complétude de dossiers fiscaux
Une expérience sur les deux premières missions, la gestion administrative et la relation clientèle, est indispensable, tout comme une bonne présentation écrite et verbale, en raison de l'importance des interventions chez des clients très exigeants.
Dans un premier temps, l'ensemble des tâches sera supervisé par les collaborateurs, qui vous accompagneront et vous apprendront comment réaliser les tâches les plus techniques (formalités, assemblées générales, logiciel,.). Par la suite, en fonction de votre autonomie et de votre aisance sur le poste, il sera tout à fait possible de faire évoluer vos tâches selon les besoins de l'entreprise et des clients.
Vous maîtrisez le pack Office et avez de bonnes capacités rédactionnelles. Plus généralement, vous êtes autonome, impliqué(e), rigoureux(se), dynamique, faites preuve d'initiative et avez un excellent relationnel et une bonne communication. Votre sens de l'organisation et de la gestion des priorités sont des atouts qui vous permettront de réussir pleinement à ce poste.
