Assistant / Assistante de gestion administrative

LE POSTE
Au sein du pôle de direction, constitué de trois agents, vous serez chargé d'assister le directeur dans l'ensemble des tâches administratives et juridiques qui sont liées à l'organisation, au fonctionnement et à la gestion des activités des 5 services que constituent la direction du Patrimoine :

- service bâtiments
- service équipements
- services voiries
- services parcs et jardins, espaces naturels
- Service de la transition énergétique

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion des tâches administratives du secrétariat :
- Assurer l'accueil et le transfert téléphonique des appels, prendre les messages,
- Programmer des rendez-vous sur les agendas numériques,
- Préparer les réunions, préparer les supports informatiques,
- Préparer tous types de courriers (courriers réponses, notes, comptes-rendus, bilans, etc.),
- Suivre la gestion du courrier sur le logiciel de la collectivité,
- Gérer l'envoi de diverses pièces (Permis, demande de travaux, conventions, etc.),
- Assister le directeur dans certaines réunions,

Assurer le suivi et la gestion des actes juridiques :
- Rédiger et suivre les arrêtés de permission de voirie et/ou alignement,
- Mettre en forme les décisions et délibérations sur le logiciel de la collectivité,
- Préparer les conventions d'occupation du domaine public,

Assurer le suivi des plannings de la direction :

- Suivre les plannings de prévision des congés des agents des services
- Suivre les plannings d'astreintes et la mise en paiement des indemnités,
- Suivre les plannings des réunions de direction, des services,

Assister les chefs de services dans la commande publique :
- Participer à la préparation du besoin des services,
- Rédiger/ relire les CCTP des techniciens,
- Rédiger des pièces contractuelles (lettre de consultation, contrats, etc.),
- Participer à l'élaboration du rapport d'analyse des offres des candidats.

PROFIL
Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et autonome.
Vous :
- Etes titulaire d'une formation CAP / Bac professionnel/ou expérience significative dans le domaine du secrétariat
- Disposez d'une aisance rédactionnelle,
- Maîtrisez parfaitement tous les outils informatiques : (Word, Excel, MAARCH, CIRIL et ACTES)
- Connaissez les procédures administratives et juridiques de la collectivité (régime des délégations de pouvoir du conseil communautaire et bureau)
- Êtes disponible dans les moments de pointe et/ou soirée,
- Favorisez la bonne circulation des informations,
- Savez rendre compte,
- Savez travailler en équipes,
- Respectez l'obligation de discrétion et les obligations de confidentialité,
- Êtes titulaire du permis B dans le cadre de vos déplacements professionnels
- Avez des connaissances de l'environnent territorial.

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CV ET LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE POUR UNE PRISE EN COMPTE DE VOTRE CANDIDATURE