Assistant / Assistante de gestion administrative

CV ET LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE
Assistant(e) de gestion en résidences d'hébergement
Missions Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice Adjointe Pôle Usagers, par délégation du Directeur d'Unité de Gestion de Grenoble Centre Hébergement, la/le Assistant(e) de gestion en résidences d'hébergement assure la gestion administrative et financière des 13 résidences (2000 lits) de l'Unité de Gestion de Grenoble Centre Hébergement en lien avec le Régisseur et les Assistants d'Accueil et de Secrétariat

Activités principales I-GESTION ADMINISTRATIVE :
- Vérification et constitution des dossiers d'admission
- Gestion des arrivées et départs (communication des places disponibles au pôle logement)
- Organisation de la campagne de renouvellement sur les résidences
- Réception et traitement des différents courriers
- Gestion des impayés de loyer
- Classement et archivage
- Accompagnement des assistants d'accueil et de secrétariat dans la réalisation des tâches administratives de la résidence (gestion étudiants, encaissements, impayés.)
- Accueil physique et téléphonique

II- GESTION LOCATIVE SUR HEBERG :
- Saisie des réservations, arrivées, permutations, départs
- Constatation des dégradations

III- TRAVAIL EN EQUIPE :
- Participer aux manifestations organisées par la résidence
- Relations avec les différents services du Crous (logement, financier, agent comptable, social.) et organismes extérieurs (CAF, universités.).
- Relations avec les différents personnels de la résidence : agents d'accueil, agents de maintenance, agents de service

En l'absence ou en cas d'indisponibilité du Régisseur :
IV- GESTION COMPTABLE JOURNALIERE SUR HEBERG :
- Gestions des loyers et dégradations
- Encaissement, Remboursements
- Vérification et validation des journaux comptables
- Saisie des dons FNAU
- Régie de fin de mois

V- GESTION COMPTABLE JOURNALIERE SUR ATLAS SOUS LA RESPONSABILITE DU REGISSEUR :
- Saisie journalière des encaissements et des remboursements
- Saisie des menues dépenses
- Tenue de caisse
- Régie de fin de mois

VI- TIERS PAYANT AVEC LA CAF :
- Encaissement des APL et ALS
- Notification des départs à la CAF
- Gestion courante des dossiers par courrier et par téléphone
Missions transversales : Participe au projet de service de l'Unité de Gestion Grenoble Centre Hébergement (projet, remplacement, mutualisation)
Peut participer aux groupes de travail du Crous Grenoble Alpes

Savoirs :
Logiciels métier : Heberg 2, Atlas, Ebail.
Bureautique (Word, Excel, PPT), niveau expert
Internet, Messagerie
Connaissance des règles d'hébergement (contrat de location), des différents statuts des résidents (étudiants à l'année, passagers, conventionnés, étrangers etc.)
Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous
Connaissance des règles budgétaires et comptables

Savoir-faire :
Travail en équipe
Capacité d'analyse
Rigueur et sens de l'organisation
Représenter l'Etablissement face aux interlocuteurs extérieurs
Capacités rédactionnelles
Savoir rendre compte de son activité

Savoir-être :
Qualités relationnelles
Sens de la communication orale et écrite
Sens des initiatives
Sens des responsabilités
Goût pour le travail administratif
Sens de la communication, diplomatie
Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité
Sens du service public
Rigueur et méthode
Polyvalence

Compétences :
- Ecoute et accueil, - Informatique, bureautique,
- Langues étrangères, - Gestion administrative & financière,
- Sensibilisation aux problèmes du milieu étudiant, - Hygiène, santé et sécurité, secourisme,
- Gestion des conflits , - Habilitation électrique,