Assistant / Assistante de gestion administrative

Le CCAS de la ville de Saint-Martin-d'Hères mène une politique d'action sociale gérontologique en direction des personnes âgées en perte d'autonomie ou dépendantes à domicile, à travers une pluralité de services et d'accompagnements ayant pour objectif de favoriser le maintien d'une vie sociale et le soutien à domicile. La résidence autonomie Pierre Semard est un établissement médico-social qui accueille des personnes âgées de plus de 60 ans, autonomes ou en perte modérée d'autonomie, 7 jours sur 7. L'établissement compte 70 logements tous identiques, des espaces collectifs et un foyer-restaurant. Les personnes y viennent essentiellement pour se sentir en sécurité et renforcer le lien social. La résidence a en effet pour vocation de favoriser le « bien-vieillir » et de prévenir la perte d'autonomie par un accompagnement individuel et collectif. La sécurité est assurée par une présence 24 heures sur 24 et un dispositif interne de télé-alarme.
La résidence autonomie gère également le dispositif de portage des repas pour les personnes âgées de Saint-Martin-d'Hères en lien avec la cuisine centrale.

.MISSIONS DU POSTE :
Sous l'autorité de la responsable de la résidence autonomie l'assistant(e) administratif(ive) de responsable d'établissement médico-social :
- apporte son expertise dans la gestion administrative de la résidence autonomie et travaille en étroite collaboration avec la responsable dans le cadre d'une nécessaire continuité de service,
- assure l'accueil des résidents ainsi que le suivi administratif de leurs séjours,
- est l'interlocuteur(trice) de proximité privilégié(e) des résidents dans le suivi de leurs problématiques de vie quotidienne et à ce titre doit faire preuve d'un sens aigu du relationnel,
- peut intervenir dans la gestion des foyers restaurants et du portage des repas,
- Sur les instances (conseil de vie sociale, commissions d'hébergement, comité des résidents) : envoyer les convocations, réserver les salles, rédiger des compte-rendus, envoyer des documents, préparer les courriers de réponse,
- Sur les documents réglementaires, rapports, tableaux de bord : élaborer des outils, tenir à jour, produire des données,
- En matière de ressources humaines : assurer la sollicitation des agences d'intérim, sollicitation des personnes pré-recrutées comme remplaçantes.

Référent(e) administratif(ive) de l'accueil et du suivi des résidents :
- Être le / la premier(e) interlocuteur(trice) des personnes : informer, vérifier les conditions d'éligibilité, donner des rendez-vous, réorienter si besoin,
- Co-animer les réunions d'information et visites collectives de la résidence,
- Suivre la liste d'attente des demandes d'entrée sur Via-trajectoire,
- Accueillir les personnes et les résidents : constitution des dossiers d'entrée, remise des documents réglementaires et du médaillon de télé-alarme, réalisation de l'état des lieux en lien avec l'agent technique,
- Saisir les fiches des résidents dans le logiciel de gestion de la résidence Millésime seniors,
- Suivre et participer à la rédaction des dossiers administratifs d'urgence et des projets de vie individuels des résidents en lien avec le pôle soin,
- Être à l'écoute des demandes des résidents et des familles et les relayer aux bons interlocuteurs,
- Élaborer et mettre en page des documents de communication (journal interne, affiches),
- Être en appui à l'agent de facturation et suivi comptable : soutien à la facturation des loyers et des repas, aide à la tenue de la régie,
- Participer à l'élaboration du budget, le suivre et réaliser des commandes et achats nécessaires au fonctionnement du service en lien avec l'agent de facturation et suivi comptable,
- Classer et archiver des dossiers,
- Assurer l'accueil en cas d'absence de l'agente d'accueil et prendre le relais si nécessaire sur le dispositif de portage des repas.