Assistant / Assistante de gestion administrative

Description :


DESCRIPTION DU POSTE :
Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Médicales et de la Directrice des Affaires Générales, de la Qualité et de la Gestion des Risques, l'Assistant(e) de Direction aura pour mission d'assister dans la mise en œuvre des tâches administratives liées aux affaires médicales et générales. Le poste est réparti à parts égales entre la Direction des Affaires Générales et de la Qualité-Gestion des Risques (DAGQGR) et la Direction des Affaires Médicales (DAM).
MISSIONS :
DIRECTION DES AFFAIRES MÉDICALES :
* Assister administrativement la Responsable : gestion des rendez-vous, appels, organisation des réunions, gestion d'agenda, réservation de salles et matériel informatique, gestion du courrier.
* Préparation des instances médicales (CME, CME GHT, commission d'activité libérale, etc.) : gestion des plannings, convocations, organisation des réunions, rédaction de comptes rendus.
* Mise en forme et diffusion de documents (comptes rendus de réunions, rapports, courriers, notes de service).
* Gestion de divers dossiers (conventions, dossier PADHUE, formation médicale, etc.).
* Commande de fournitures et gestion des stocks.
* Gestion du classement et archivage des affaires médicales, avec passage à la Gestion Electronique des Documents (GED) en 2024.
* Organisation des journées d'accueil et des soirées d'intégration pour les internes et médecins.
AFFAIRES GÉNÉRALES :
* Assistance de la Directrice adjointe et de la responsable des affaires générales et juridiques.
* Gestion des appels et des agendas pour certaines réunions.
* Organisation des instances de GHT : préparation des ordres du jour, rédaction de comptes rendus et de notes, gestion du courrier.
* Gestion des affaires courantes en cas d'absence de la secrétaire de la Direction Générale.
* Participation à l'élaboration des dossiers d'autorisations sanitaires.
* Assistance à la rédaction et au suivi des conventions.
* Gestion de divers dossiers d'enquêtes, appels à candidatures, etc.



Profil recherché :


 
* Expérience en assistance administrative et secrétariat 
* Capacité à gérer la correspondance, les réunions et les appels
* Compétence en communication, surtout lors du traitement des plaintes et réclamations
* Capacité à gérer efficacement le circuit du courrier, le classement et l'archivage.
* Qualités rédactionnelles et de synthèse
* Excellente maîtrise des outils bureautiques et informatiques
SAVOIR ÊTRE
* Capacité d'adaptation et d'analyse de la situation
* Disponibilité, conscience professionnelle
* Discrétion, aisance relationnel, adaptation aux différents interlocuteurs,
* Sens du travail en équipe
* Capacité à prendre du recul
Mobilité possible (déplacements ponctuels sur les sites et établissements du Groupement Hospitalier de Territoire)
Suite à votre candidature, vous serez d'abord mis en relation avec notre chargée de recrutement avant d'avoir une entrevue avec la direction des affaires générales.